Triển khai ERP: 5 bước để triển khai thành công

21/06/2019 |
|

Triển khai ERP chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Để triển khai ERP thành công, vai trò chính không chỉ là nhà cung cấp và nhóm tư vấn ERP mà còn là sự kết hợp giữa làm việc nhóm và chiến lược triển khai hoàn hảo giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Bằng những kinh nghiệm trong triển khai hệ thống ERP tại nhiều dự án lớn nhỏ. ITG đưa ra những lời khuyên bắt buộc để tránh cho việc triển khai ERP không thành công.

5 cách triển khai ERP thành công

1. Lập bản kế hoạch chi tiết:

Lập kế hoạch chi tiết đóng một vai trò rất quan trọng cho sự thành công của việc triển khai ERP. Tất cả các mốc quan trọng phải được đặt ra một cách cụ thể và chi tiết trước khi bắt đầu bất kỳ triển khai dự án ERP nào. Tất cả các kế hoạch liên quan đến dự án phải được chia sẻ giữa tất cả các nhóm tham gia để mọi người đều biết các công việc của mình và các công việc có liên quan các mốc / mục tiêu cần thực hiện. Điều rất bắt buộc là tất cả các nhiệm vụ được đưa ra theo một chuỗi logic và tất cả các ưu tiên phải được đặt với thời hạn được xác định trước.

Nếu việc lập kế hoạch và đánh giá không được thực hiện, thì khung thời gian dự án tổng thể sẽ vượt quá thời hạn và chi phí của dự án sẽ rất cao và cuối cùng nó trở thành một lý do lớn cho sự thất bại của việc triển khai ERP.

2. Tuân thủ quy trình triển khai hệ thống ERP

Để tránh cho dự án ERP thất bại, giảm thiểu cao nhất những rủi ro cho doanh nghiệp áp dụng thì việc tuân thủ quy trình triển khai được các nhà cung cấp ERP đưa ra rất quan trọng, vì khi chúng ta mua một hệ thống ERP là chúng ta đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến đạt chuẩn quốc tế vì vậy việc khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn và tích hợp của hệ thống thì doanh nghiệp cần phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quan trọng để quản trị và điều hành hoạt động doanh nghiệp. Ví dụ như tập đoàn Unilever có thể quản lý được hoạt động sản xuất trên toàn cầu với quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng về thị trường và thị phần đó là nhờ một hệ thống ERP đồng nhất các quy trình từ: mua hàng, bán hàng, tài chính kế toán, kho… và các chi nhánh tại các quốc gia đều ứng dụng theo các các quy trình chuẩn.

3. Tránh tùy chỉnh hàng loạt:

Tùy chỉnh một phần mềm ERP là một thách thức rất lớn cho sự thành công của việc triển khai. Nếu có nhiều tùy chỉnh được đưa ra so với kế hoạch ban đầu, thì rất nhiều thời gian sẽ bị lãng phí khi thực hiện một thay đổi. Hầu hết các hệ thống ERP đều phù hợp 70% cho một công ty, 30% sẽ được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của công ty đó. Việc yêu cầu chỉnh sửa quá nhiều so với kế hoạch đưa ra ban đầu khiến dự án trật bánh từ mục tiêu chính. Vì vậy, việc tùy chỉnh hàng loạt các chức năng trong triển khai ERP nên tránh.

4. Đội ngũ triển khai ERP hoàn hảo:

Các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình triển khai ERP nên là những người có kinh nghiệm và trách nhiệm công việc

     Triển khai về phía doanh nghiệp:

Cần một người làm quản lý dự án. Người này sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban chỉ đạo và là người điều hành chính từ phía doanh nghiệp. Chủ nhiệm dự án sẽ thiết lập các đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực…

Muốn làm được những điều này Chủ nhiệm dự án phải là một người hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp và quyết định khi cần thiết.

     Về phía nhà triển khai ERP:

 Cần một người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách dự án và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật… Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua chủ nhiệm dự án. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật,… đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

5. Đào tạo phù hợp:

Một trong những điều quan trọng nhất trong triển khai ERP là đào tạo cho người dùng cuối thường là nhân viên sẽ trực tiếp sử dụng hệ thống hàng ngày. Có những dự án tất cả người dùng được tham gia vào suốt quá trình triển khai, cũng có những dự án khách hàng sẽ cử ra những “Key user”. Key user sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.

Người dùng là đối tượng của việc đào tạo sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi, người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra…

Kết luận

Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai ERP tại doanh nghiệp.  Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Nếu thực hiện sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn. Để biết làm thế nào bạn có thể triển khai ERP trơn tru, bạn có thể liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838 hoặc gửi yêu cầu chúng tôi để có một buổi demo trực tiếp:

Đánh giá bài viết

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu