bài Viết
Phần mềm quản lý kho sản xuất ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp vừa và lớn
16/03/2021

Lý do phần mềm quản lý kho sản xuất cần đối với doanh nghiệp? Đối với doanh nghiệp sản xuất, làm sao để quản lý hiệu quả các kho hàng như kho nguyên vật liệu, kho bán thành phẩm, kho thành phẩm…luôn là bài toán làm đau đầu nhà quản lý. Bởi quản lý kho hiệu quả sẽ tối ưu hóa việc cung ứng cho sản xuất về số lượng – chất lượng hàng hóa, vật tư và tiến độ giao hàng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra các “điểm yếu” thường gặp đang gây thất thoát trong quản lý kho và giải pháp phần mềm quản lý kho sản xuất được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp vừa và lớn.

Phần mềm quản lý kho sản xuất giúp giải quyết 7 điểm yếu thường gặp trong quản lý kho đang gây lãng phí tiền bạc  của doanh nghiệp vừa và lớn

Hiện nay trong hoạt động quản lý kho hàng sản xuất của nhiều doanh nghiệp quy mô vừa và lớn còn gặp một số những vấn đề tồn đọng như: nghiệp vụ quản lý kho hạn chế, một số doanh nghiệp còn quản lý kho theo cách thủ công chưa kể một số kho phải tuân thủ các nguyên tắc theo đặc tính của hàng hoá như: hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), hàng thực phẩm (F&B), hoá chất, dệt may… Dưới đây là một số thách thức trong quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp mà ITG tổng hợp.

  • Tốn nhiều thời gian trong hoạt động nhập xuất/kho

Ở nhiều doanh nghiệp, hoạt động nhập/xuất thông qua việc ghi chép sổ sách hoặc nhập liệu đơn hàng thủ công bằng Excel. Với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại và số lượng hàng hóa nhập, xuất lớn, nhân sự cần có sự tập trung tuyệt đối khi phải nhập hàng trăm, hàng nghìn số liệu. Khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập/xuất dữ liệu là rất lớn. Bên cạnh đó là tốn thời gian và nhân sự cho hoạt động này.

  • Tìm kiếm hàng hóa trong kho

Đối với những doanh nghiệp lớn số lượng hàng hóa đa dạng nhiều chủng loại, nhiều kho hàng (kho nguyên vật liệu,  kho bán thành phẩm, kho thành phẩm) việc xác định vị trí của các mặt hàng trong kho gặp nhiều khó khăn. Kho nào còn mặt hàng này? Còn bao nhiêu? Kho nào đã hết? Việc khó xác định được số lượng tồn chính xác của từng mặt hàng trong kho có thể dẫn đến tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết.

  • Đảm bảo lượng hàng tồn kho ổn định

Đảm bảo số lượng hàng tồn trong kho ổn định cũng là một khó khăn đối với người quản lý bởi nó tác động trực tiếp đến được hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bạn không thể để hàng tồn quá nhiều hoặc quá ít. Do đó doanh nghiệp cần nắm bắt chính xác lượng hàng tồn và dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để đưa ra kế hoạch mua hàng cho hợp lý.

  • Nguy cơ không kiểm soát được hàng khiến hàng hết hạn sử dụng 

Hàng nhập trước cần ưu tiên xuất trước để đảm bảo về chất lượng, giá thành, lợi nhuận. Nguyên tắc này cần áp dụng với các mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hoặc dễ lỗi mốt như: thực phẩm, thời trang hay công nghệ…Việc không kiểm soát được thời hạn sử dụng của hàng hóa có thể dẫn đến giảm doanh thu do hàng hóa hư hỏng hết hạn sử dụng.

  • Trong hoạt động kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng. Đi kiểm kê từng mặt hàng rồi nhập vào sổ sách hoặc excel mất nhiều thời gian.

phần mềm quản lý kho sản xuất

Kiểm kê hàng hóa là nỗi ám ảnh của nhiều nhân viên kho

  • Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Nhà quản lý có thể thường xuyên vắng mặt tại công ty để đi gặp đối tác mở rộng quan hệ làm ăn nên không thể luôn theo sát nhân viên kho. Phần lớn sự tương tác sẽ thông qua email, điện thoại. Nhưng nhà quản lý không thể biết được nhân viên đã kiểm tra email chưa. Thậm chí, có trường hợp nhân viên đổ lỗi, chối bỏ trách nhiệm khi bạn giao việc qua điện thoại mà không có văn bản đi kèm. Dù sao đi nữa, việc kiểm tra tiến độ, chất lượng hoàn thành công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm đều tốn thời gian và công sức.

  • Lãnh đạo mất thời gian để nắm bắt hàng hóa trong kho 

Nắm bắt hàng hóa trong kho là điều cần thiết để phục vụ kinh doanh và các chiến lược nhập/ xuất/ giảm giá hàng hóa (khi hàng hóa lỗi mốt hoặc sắp hết hạn). Bên cạnh đó, hàng tồn kho ngày càng lớn, thậm chí, các sản phẩm quá cồng kềnh, phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho kéo theo các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Việc nắm bắt tồn kho của lãnh đạo thường thông qua các báo cáo của nhân viên. Lãnh đạo khó nắm bắt tồn kho ngay thời gian thực.

>>>Đọc thêm: Lãng phí trong tồn kho: Nguyên nhân và cách hạn chế

Phần mềm quản lý kho sản xuất là giải pháp cho vấn đề quản lý kho sản xuất cho doanh nghiệp vừa và lớn?

Với thời đại công nghệ 4.0 quản lý thủ công từng được xem như đã lỗi thời đối với các Doanh Nghiệp hiện nay. Bởi sự khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu, báo cáo minh bạch, rõ ràng, chuẩn hóa quy trình, hệ thống, thời gian xử lý…Bên cạnh đó, quản lý thủ công sẽ gia tăng thêm nhiều chi phí về thuê, mướn nhân sự, tốn kém nhiều thời gian… 

Việc ứng dụng công nghệ mà cụ thể là hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) là xu hướng tất yếu để doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

WMS là hệ thống phần mềm được phát triển để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Điểm chung của các ứng dụng phần mềm này là được thiết kế để đơn giản hóa hoạt động quản lý kho và giúp chúng ta hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất với năng suất cao nhất. Phần mềm quản lý kho là một trong những yếu tố quan trọng nhất hình thành nên kho hàng thông minh.

Các tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý kho sản xuất: 

  • Lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín

Thực hiện một cuộc điều tra nho nhỏ về công ty của nhà cung cấp không bao giờ thừa cả: Báo cáo tài chính, định hướng của công ty, các dự án phần mềm doanh nghiệp đã triển khai,… Một nhà cung cấp sở hữu số lượng khách hàng đáng kể là một lựa chọn rất đáng để xem xét. Ngoài ra, người đánh giá khách quan nhất về chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp chính là những khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó. Bạn nên tham khảo các thông tin về độ thành công/ tính hiệu quả của giải pháp được ứng dụng cho các khách hàng có quy mô và lĩnh vực hoạt động, ngành nghề tương tự như doanh nghiệp của bạn. 

  • Khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp

Đối tác cung cấp phần mềm với chế độ chăm sóc khách hàng tốt sẽ giúp đỡ công ty rất nhiều. Chính vì vậy, các công ty cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nào sẵn sàng hỗ trợ ngay cả sau giai đoạn chuyển giao, có chế độ chăm sóc khách hàng 24/7, có chương trình đào tạo phù hợp,… trước khi đi đến thỏa thuận của hợp đồng.

phần mềm quản lý kho sản xuất

WMS được ứng dụng trong quản lý kho giúp hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất và năng suất cao nhất 

Phần mềm quản lý kho sản xuất nào hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và lớn?

Phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. 3S iWAREHOUSE giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, các hoạt động trực tiếp tại kho, bao gồm nhận hàng, định vị hàng hóa trong kho, xuất hàng, kiểm tra hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.

Phần mềm 3S iWAREHOUSE được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay có khả năng đọc mã QR Code/Barcode. Thông tin ghi nhận từ máy Handy được đồng bộ với phần mềm 3S iWAREHOUSE, cung cấp người quản trị một công cụ để quản lý kho đơn giản – chính xác – toàn diện.

phần mềm quản lý kho sản xuất

Phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành  kho 4.0 được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn

3S iWAREHOUSE giải quyết bài toán trong quản lý kho cho doanh nghiệp như thế nào?

  • Đối với hoạt động nhập/xuất hàng: Phần mềm tự động tạo phiếu Nhập/xuất/kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode

Chỉ cần dùng máy Handy cầm tay đã được cài đặt phần mềm, nhân viên kho scan để thực hiện lệnh nhập/xuất kho đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và tiết kiệm thời gian.

  • Đối với hoạt động tìm kiếm hàng trong kho: Phần mềm quản lý kho sản xuất thiết lập layout kho để tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa  

Nhìn vào  Layout kho, người quản lý kho có thể nắm được từng vị trí của sản phẩm trong kho từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho.

  • Đối với việc quản lý hạn sử dụng hàng hoá trong kho: Phần mềm cho phép quản lý hàng hoá theo nguyên tắc FIFO, FEFO 

Phần mềm cho phép quản lý nhập, xuất kho theo nhiều phương pháp như: FIFO(Nhập trước xuất trước), FEFO( hàng gần hết hạn sử dụng ưu tiên xuất trước),…

  • Đối với hoạt động kiểm kê: Phần mềm cho phép Kiểm kê kho chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Bar Code

Chỉ cần scan mã QR Code/ Bar Code trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm. Điều này hạn chế tối đa sai sót so với kiểm kê thủ công. 

  • Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp

Tính giá vốn tự động theo phương pháp: Giá đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá bình quân thời điểm, Giá nhập trước xuất trước.

  • Đối với lãnh đạo và quản lý: Hệ thống cung cấp báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin.

Phần mềm cho phép báo cáo số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực hỗ trợ người quản lý trong việc định hướng nhập hàng hóa, tăng hiệu quả sử dụng vốn.

>>>Đọc thêm: ITG triển khai dự án 3S iWarehouse, xây dựng “kho 4.0” cho Điện tử Meiko

Hiệu quả khi đưa vào vận hành phần mềm quản lý kho 3S iWAREHOUSE

Dưới đây là những hiệu quả khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm 3S iWAREHOUSE  trong quản lý kho sản xuất:

  • Giảm chi phí tồn kho, đảm bảo mức tồn kho an toàn thấp nhưng vẫn đáp  ứng đủ nhu cầu sản xuất và kinh doanh;
  • Tiết kiệm 70% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho
  • Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Kiểm soát kho nhanh chóng chóng, chính xác, tránh thất thoát, gian lận hàng hóa
  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động;
  • Giảm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách kho, hạn chế tối đa các sai sót đáng tiếc trong quy trình quản lý kho.

 3S iWAREHOUSE được phát triển bởi ITG – Đơn vị có hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI. Đặc biệt, đội ngũ chuyên gia của ITG đã từng tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong quản lý logistics, vận hành nhiều loại kho hàng của các ngành: cơ khí chế tạo, điện tử, dược phẩm, F&B, phân phối, hoá chất, dệt may, bao bì… Do đó, ITG là lựa chọn của nhiều đơn vị sản xuất trong nước và các doanh nghiệp FDI như: Công Ty TNHH Phụ Tùng Xe Máy Ôtô Goshi – Thăng Long, Công ty TNHH Nhật Minh, Công ty TNHH Matex Việt Nam….

Kết

Bạn đang gặp khó khăn trong vận hành và quản lý kho hàng? Bạn cần tìm kiếm phần mềm quản lý kho sản xuất cho doanh nghiệp để tăng hiệu quả quản trị. Liên hệ với đội ngũ chuyên gia tư vấn của ITG với hơn 15 năm kinh nghiệm ngay hôm nay: 092.6886.855

>>>Đọc thêm: Triển khai giải pháp kho thông minh thành công cho doanh nghiệp đa quốc gia Nhật Bản 

Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

Gọi ngay
Zalo chat
Facebook chat