Phần mềm ERP là gì? Các bước triển khai phần mềm ERP thành công

13/10/2018 |
|

Phần mềm ERP được ứng dụng vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn củng cố nội lực, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và môi trường cạnh tranh ngày càng tăng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu phần mềm ERP cho doanh nghiệp, các ưu điểm và bí quyết để triển khai một hệ thống ERP thành công.

>>>Đọc thêm: Nhân viên triển khai ERP. Họ là ai?

Phần mềm ERP là gì?

Thời gian gần đây, những cụm từ kỷ nguyên số, thời đại công nghệ 4.0,… được nhắc đến rất nhiều trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng xã hội. Cùng với đó là những hứa hẹn về cuộc “bứt phá” của các doanh nghiệp tại Việt Nam nếu ứng dụng thành công giải pháp này. Riêng với doanh nghiệp, công nghệ thông tin được coi là con đường ngắn nhất, nhanh nhất để nâng cao năng lực cạnh tranh và từng bước hội nhập quốc tế. Đó cũng là một trong những lí do vì sao phần mềm ERP lại trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Vậy phần mềm ERP là gì? Tại sao phần mềm ERP quan trọng trong doanh nghiệp.

phần mềm erp là gì

ERP là viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning” tạm dịch là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Hiểu một cách đơn giản hơn thì đó là một bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể…ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt các hoạt động quản lý của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của nó.

Một hệ thống ERP cần có đầy đủ các điều kiện:

   Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module): Ứng với từng chức năng kinh doanh trong doanh nghiệp sẽ một module tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module mua hàng, Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), Phòng sản xuất có module quản lý sản xuất… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, doanh nghiệp có thể mua các module trong phần mềm ERP sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.

   Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module có sự liên kết với nhau cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi, cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

Một phần mềm ERP tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên kết và kế thừa với nhau như: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc,…và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạt động và lên kế hoạch.

Thay vì sử dụng cùng một lúc nhiều phần mềm quản lý rời rạc, không có sự liên kết số liệu thì khi sử dụng phần mềm ERP doanh nghiệp chỉ cần một phần mềm duy nhất. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.

   Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên tính tích hợp dữ liệu trên hệ thống có sự xâu chuỗi để phân tích đa chiều qua đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

   Tính mở: Phần mềm ERP được thiết kế để dễ dàng nâng cấp thích hợp cho doanh nghiệp khi mở rộng muốn tính năng mới. Với cách này doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng các chức năng khi mở rộng hệ thống doanh nghiệp. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

>>>Đọc thêm: Điểm danh 6 khó khăn khi triển khai ERP

Một phần mềm ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ

  • Kế toán- tài chính
  • Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
  • Quản lý mua hàng
  • Quản lý bán hàng và phân phối
  • Quản lý dự án
  • Quản lý nhân sự
  • Quản lý dịch vụ
  • Quản lý hàng tồn kho
  • Báo cáo quản trị

Ngoài ra, một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

những phân hệ chính của phần mềm erp

Mặt khác, để phân biệt với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

  • ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp ( từ người quản lý tới nhân viên) mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
  • ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động hay thay thế sức lực của con người.
  • ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kì tuần, tháng, năm.
  • ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để cùng làm việc, trao đổi, công tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban hoạt động một cách riêng lẻ.

Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Hiện nay, Việt Nam đang bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện. Mở rộng quan hệ ngoại giao với hơn 185 nước trên thế giới, hợp tác kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 224 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Mặt khác, đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng phần mềm ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước.

Việc sử dụng phần mềm ERP trong quản lý điều hành mang đến nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp. ERP có khả năng hợp lý các quy trình hoạt động bán hàng, sản xuất, kế toán,…Sử dụng phần mềm ERP có thể rút ngắn đáng kể thủ tục, tăng năng suất và tiêu chuẩn hóa các quy trình. Sử dụng phần mềm ERP để lưu trữ và đối chiếu dữ liệu theo hệ thống sẽ làm tăng doanh thu và giảm sự chậm trễ.

Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.

Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.

Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.

Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.

Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.

lợi ích khi triển khai phần mềm erp

Để triển khai thành công phần mềm ERP cần chuẩn bị những gì

Để có thể vận hành phần mềm ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai hệ thống này ở tất cả các bộ phận và phòng ban, nó có thể thay đổi gần như hoàn toàn phương thức hoạt động của tổ chức. Đây là một thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp.Vậy đâu là chìa khóa để triển khai một dự án ERP thành công?

những bước để triển khai phần mềm erp

1. Xác định đúng nhu cầu và phạm vi nghiệp vụ cần triển khai

Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như những thách thức khi phát triển và cạnh tranh trong 3 đến 5 năm tới, từ đó xác định đúng nhu cầu đầu tư hệ thống ERP và xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, để phù hợp với với lộ trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận và vận hành của đội ngũ nhân sự.

2. Lựa chọn đối tác triển khai phù hợp

Doanh nghiệp nên tìm đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP thành công ở những doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô bằng hoặc lớn hơn công ty mình.

Đối tác cũng cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá trình xây dựng, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ thống vận hành chính thức.

3. Nhân sự tham gia dự án

Lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp và giám đốc các khối chức năng tham gia dự án càng nhiều thì tỷ lệ thành công càng cao.

Giám đốc dự án: Thông thường là tổng, phó tổng hoặc giám đốc chiến lược. Đây là người đưa ra các quyết định quan trọng trong các giai đoạn của dự án.

BPO (Business Process Owner): Thông thường là giám đốc các bộ phận, những người này tham gia để xét duyệt các quy trình sẽ vận hành trên hệ thống ERP và phân công nguồn lực để triển khai các quy trình đã thống nhất, đảm bảo khi vận hành hệ thống ERP thì các quy trình bên ngoài cũng đã được thay đổi, chuyển đổi và phù hợp với vận hành hệ thống ERP.

Quản trị dự án: Thông thường là giám đốc tài chính, giám đốc công nghệ thông tin quản trị dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP, là người có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận để thực hiện triển khai dự án.

Người dùng chính (Key – Users): Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, chuẩn hóa và chuyển đổi master data, chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống, đào tạo lại cho người dùng cuối cùng (End-Users).

4. Tuân thủ quy trình triển khai và quy trình chuẩn

Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP thì doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình của của nhà cung cấp phần mềm ERP. Quy trình triển khai được các nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp  trên thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn triển khai thành công thì phải tuyệt đối tuân thủ quy trình. Đây cũng là điều kiện tiên quyết để có thể triển khai thành công một dự án ERP.

Khi doanh nghiệp mua hệ thống ERP là đã mua các quy trình tích hợp và kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nhà cung cấp. Vì vậy, doanh nghiệp phải khai thác và ứng dụng các quy trình chuẩn của hệ thống. Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động sản xuất, kinh doanh  và muốn mở rộng quy mô thì phải ứng dụng quy trình chuẩn để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy và chi nhánh sản xuất.

5. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống

Việc đào tạo nên theo dụng phương pháp “train the trainer”, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống và nhận bàn giao hệ thống, sau đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của công ty.

Phương pháp train the trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt hệ thống và sẽ làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức, người dùng chính sẽ đào tạo và hướng dẫn cho người mới khi có thay đổi bổ sung nhân sự.

Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục và số dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, chúng ta phải có ít nhất 3 lần chuyển trước khi đưa hệ thống vào vận hành chính thức.

Sau khi đã hoàn tất quá trình chuyển đổi, chúng ta sẽ chỉ vận hành duy nhất một hệ thống. Các giao dịch phát sinh phải nhập liệu và kiểm soát trên hệ thống ERP, kiểm soát công việc hàng ngày trên phần mềm ERP, tất cả các chứng từ và báo cáo in ra từ hệ thống ERP để có thể kiểm soát, luân chuyển và lưu trữ chứng từ.

>>>Đọc thêm: Các nhà cung cấp ERP tại Việt Nam: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Để bắt nhịp kịp với xu hướng công nghệ các chủ doanh nghiệp cần tiên phong ứng dụng giải pháp công nghệ trong doanh nghiệp mà ứng dụng phần mềm ERP chính là một yêu cầu tất yếu. Để nhận được hỗ trợ về giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838 để được tư vấn.

phần mềm erp

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu