LỰA CHỌN ERP SAO CHO HIỆU QUẢ?

Việc lựa chọn giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) hiện vẫn là câu hỏi với nhiều doanh nghiệp (DN), khi mà các thông tin về phần mềm ERP chưa thực rõ ràng và có hệ thống. Bài viết sẽ chia sẻ cách thức lựa chọn giải pháp ERP một cách hiệu quả.

Khi nào cần đầu tư ERP?

Bản chất hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP không phải là cái gì quá khổng lồ và phức tạp. Ngay trong những hệ thống hàng ngày của các DN, nếu luồng thông tin và quy trình tác nghiệp được thưc hiện xuyên suốt trên hệ thống máy tính thì đã có thể coi là một loại ERP rồi. Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra quá nhanh, hoặc khi lãnh đạo DN bắt đầu lúng túng trong việc kiểm soát vì lượng thông tin cần xử lý quá nhiều thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như các phần mềm (PM) ERP. Tuy nhiên, do vấn đề chi phí nên thường các DN vừa và lớn mới nghĩ đến việc trang bị một hệ thống phần mềm ERP. Do đó, để trả lời câu hỏi đã cần đầu tư giải pháp ERP chưa, DN cần đánh giá mình đã ở trong 5 tình trạng sau hay chưa:

* DN bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh, lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh hơn việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo đơn vị. Các sai sót thường bắt đầu xảy ra ở các khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng, nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất… các khách hàng trung thành bắt đầu kêu nhiều hơn.

* DN bị canh tranh gay gắt, lợi nhuận giảm xuống và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình quản lý được đặt lên bàn của ban lãnh đạo DN.

* DN đang phát triển tốt, lợi nhuận cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác.

* DN xuất khẩu hoặc muốn mở thị trường ra nước ngoài cũng như kết hợp với các đối tác quốc tế để hợp tác kinh doanh. Các khách hàng và đối tác đòi hỏi DN có mô hình quản lý tương thích theo thông lệ thế giới.

* DN đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém và đang trong quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.

Nếu DN thuộc các tình trạng trên thì việc đầu tư giải pháp phần mềm ERP có thể sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp DN thoát khỏi các trạng thái khó khăn hiện tại để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Chọn “chiếc áo” ERP vừa vặn

Quay trở lại câu chuyện về chi phí. Trong bối cảnh nền kinh tế đang có nhiều biến động hiện nay, ngân sách dành cho tin học thường bị cắt giảm và nhường chỗ cho các mục tiêu kinh doanh quan trọng khác. Chính vì vậy, việc lựa chọn giải pháp phần mềm ERP trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Ngay cả trong trường hợp DN có tiền, việc mua phần mềm ERP cũng không bao giờ là câu hỏi dễ. Vấn đề chỉ là cách nhìn việc mua ERP là mua sắm đơn thuần hay là đầu tư lâu dài.

Việc đầu tư hiện nay của DN thường dừng lại theo mô hình hiện tại của DN nhiều hơn các định hướng lâu dài. Việc đầu tư giải pháp ERP không thể một sớm một chiều nên không thể nói đầu tư ERP sẽ kết thúc khi DN bắt đầu tự vận hành hệ thống. Ví dụ một DN về sản xuất và kinh doanh hàng tiêu dùng, trong 3-4 năm đầu họ cần tăng trưởng nên mục tiêu chính sẽ giải quyết các khâu liên quan tới bán hàng và tài chính với phương châm “có hàng đúng hạn và bán giành thị phần”. Như vậy, các phân hệ về quản lý tài chính, quản lý kho và quản lý bán hàng sẽ được áp dụng. Sau 4 năm, họ sẽ tiếp tục quan tâm tới “phân tích và giảm thiểu tổn thất, chi phí, giảm giá thành …” nên các phân hệ quản lý sản xuất, phân tích tài chính, nhân sự, lương sẽ được đưa vào. Đồng thời, khi yếu tố công nghệ đã được xác lập là một yếu tố cạnh tranh thì việc kết nối giải pháp ERP với các dây chuyền sẽ được đặt ra như việc kết nối với ngân hàng, với dây chuyền các nhà cung ứng, các đại lý bán hàng…

Như vậy, để “chiếc áo” ERP không “quá chật” hay “quá rộng”, vấn đề quan trọng là DN cần xác định được chiến lược phát triển của mình trong 5 năm, 10 năm nữa là thế nào, chứ không phải căn cứ trên mô hình hiện tại.

Nên đầu tư bao nhiêu cho giải pháp phần mềm ERP?

Khi có ý định trang bị hệ thống phần mềm ERP, DN cần phải chuẩn bị nguồn ngân sách cho mình. Các DN đừng ngần ngại về giải pháp ERP ngoại hay ERP nội mà nên quan tâm đến chi phí tổng sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO), chủ yếu bao gồm các khoản mục:

* Chi phí bản quyền
* Chi phí triển khai và chuyển giao hệ thống
* Chi phí bảo hành và bảo trì hệ thống
* Chi phí cho phần cứng và hạ tầng truyền thông
* Chi phí nội bộ DN (các khoản phát sinh do thay đổi cấu trúc, tiền lương, tiền thưởng nhân viên, tiền làm thêm giờ …)
* Chi phí mở rộng và kết nối trong tương lai

Số liệu thống kê các dự án các DN Việt Nam đã triển khai giải pháp phần mềm ERP cho thấy chi phí từ 50.000 USD trở lên đến vài trăm nghìn hoặc hàng triệu USD cho các giai đoạn đầu tư ban đầu.
Có một cách nhìn khác là việc đầu tư trên doanh thu. Với các DN khỏe mạnh và đang muốn mở rộng sản xuất kinh doanh hoặc hợp tác quốc tế thì tỷ lệ đầu tư trong năm đầu cho hệ thống CNTT thường chiếm khoảng 3% tổng doanh thu, trong đó 1,5-2% cho giải pháp ERP. Từ năm 2 trở đi, chi phí vận hành chiếm khoảng 1% và khoảng 0,5% cho phát triển thêm.

Trong quá trình kiểm tra và đánh giá tính phù hợp của giải pháp, việc so sánh giữa hiện trạng và giải pháp đề xuất rất quan trọng.

Yêu cầu đầu bài thầu?

Các doanh nghiệp (DN) Việt Nam thường dùng cách thức truyền thống là đấu thầu, thông qua việc thuê một nhà tư vấn độc lập để nghiên cứu hiện trạng và sau đó đưa vào yêu cầu kỹ thuật. Tương tự, các DN nước ngoài sử dụng hình thức này với tên gọi khác là Request For Proposal (yêu cầu đề xuất). Các DN cổ phần hoặc tư nhân thay vì phải tiến hành thầu rộng rãi sẽ lựa chọn hình thức đàm phán ký hợp đồng trực tiếp.

Về cách thức làm không sai, nhưng nhiều DN do dựa vào đơn vị tư vấn, hoặc không sát sao trong việc đưa ra yêu cầu cho giải pháp dẫn đến tình trạng hồ sơ quá nặng về hình thức, các tiêu chí đánh giá không rõ ràng, hoặc thiên nhiều về kỹ thuật và các giải pháp tài chính hơn là nghiệp vụ chức năng. Bản thân việc này không những gây hại cho các đơn vị triển khai mà còn gây hại cho chính DN bởi thời gian triển khai kéo dài, tổng chi phí sẽ bị đội lên.

Để giải quyết vấn đề này cần chú trọng hai khâu:

1. Khảo sát chi tiết hiện trạng và xu hướng tương lai 2. Đưa ra tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật, giá rõ ràng cho đề xuất giải pháp

Khảo sát hiện trạng và xu hướng tương lai

DN hoặc các đơn vị tư vấn thường chỉ dừng lại ở mức khảo sát hiện trạng các phòng, ban chức năng, các bộ phận, phân xưởng sản xuất… đôi khi lấy ngay quy trình ISO đang triển khai để xét. Việc khảo sát này chỉ nêu được 60% các nhu cầu cần giải quyết. Trong khi, các vị lãnh đạo DN thường đưa ra các yêu cầu rất khác biệt so với yêu cầu từ hiện trạng của các phòng, ban chức năng. Chính các yêu cầu này đôi khi sẽ thay đổi hết các quy trình tác nghiệp để cho kết quả đầu ra như ý muốn.

Cách thức khảo sát tốt nhất nên bắt đầu từ chiến lược phát triển DN cùng các yêu cầu vĩ mô. Ví dụ, DN có đầu tư vốn vào các đơn vị khác không và trong báo cáo hợp nhất của DN có cần phải đưa kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả đầu tư vào không? DN sẽ phát triển trong 3-5 năm tiếp theo như thế nào, có mở thêm loại hình sản xuất kinh doanh khác không?… Phần quan trọng thứ hai sẽ dành cho bộ máy tài chính của DN, với các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động DN đang sử dụng. Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cần phải đưa ra được các chỉ tiêu này trên báo cáo nhanh hơn và có độ tin cậy, số liệu hợp lý hơn.

Phần cuối cùng của việc khảo sát mới dành cho các phòng, ban chức năng, các bộ phận tác nghiệp. Việc khảo sát sẽ hiệu quả nhất khi được tiến hành theo các luồng quy trình nghiệp vụ, thay vì đánh giá sự đầy đủ/thiếu hụt chức năng của từng bộ phận. Với việc khảo sát theo quy trình, các bộ phận sẽ xác lập rõ ràng vai trò chức năng của mình trong các quy trình vận hành chính của DN.

Một phần không thể thiếu là khảo sát hệ thống phần cứng và hạ tầng CNTT có đáp ứng được khi triển khai giải pháp ERP hay không. Việc này ngoài phần hiện trạng của DN cũng cần khảo sát theo yêu cầu phát triển của DN để đánh giá được chính xác hơn. Kết quả của việc khảo sát là đưa ra được báo cáo hiện trạng DN, trong đó bao gồm phần kỹ thuật và phần nghiệp vụ chức năng (Technical and Functional). Đây sẽ là tiền đề để DN đưa ra các yêu cầu cho giải pháp ERP.

Đưa ra tiêu chí rõ ràng cho giải pháp

Điều cần tránh nhất của việc đề xuất giải pháp là không đưa ra được yêu cầu đầu bài rõ ràng. Thông thường, đây là phần quan trọng. Bản thân yêu cầu này là một bộ câu hỏi theo cấu trúc hình cây. Trong đó, các câu hỏi sẽ đi từ phần chiến lược phát triển, quản lý và phân tích, tác nghiệp chức năng, đồng thời câu hỏi mô tả rõ ràng theo hướng hệ thống ERP làm được và không làm được cái gì.

Với việc chia thành bộ câu hỏi và thang điểm có trọng số, DN sẽ xác định được hệ thống phần mềm ERP có thể giải quyết được các bài toán mà mình đặt ra hay không. Đi kèm với khả năng giải quyết bài toán là các câu hỏi cho đơn vị tư vấn triển khai xem việc triển khai sẽ được thực hiện ra sao, thời gian, số lượng người thực hiện, các yêu cầu của đơn vị triển khai đối với DN… Phần hạ tầng CNTT thường được yêu cầu cụ thể và rõ ràng, trong đó bao gồm hiệu năng hệ thống cho hiện tại và tương lai, giải pháp, số lượng thiết bị, chủng loại, xuất xứ… Một phần không thể thiếu chính là các chi phí kèm theo như bản quyền phần mềm, bảo mật, cơ sở dữ liệu khác…

Phương án tài chính nên yêu cầu rõ ràng về các hạng mục: kinh phí bản quyền, kinh phí dịch vụ triển khai, kinh phí hỗ trợ hàng năm và các loại kinh phí khác. Ngoài ra, phương án nên đề cập tới việc mở rộng hệ thống sau này. Một số DN còn đưa các hạng mục kinh phí sử dụng chung như ngân sách cho khuyếch trương thương hiệu DN. Điều quan trọng nhất của phương án tài chính là lịch trình thanh toán hợp lý. Nó sẽ giải quyết được bài toán dòng tiền của DN trong việc quản lý chi tiêu cho khi trang bị hệ thống phần mềm ERP.

Trình diễn hệ thống và tham quan mô hình tương tự

Thông thường, DN hay yêu cầu các đơn vị bán ERP tiến hành trình diễn (demo) giải pháp ERP. Điều này sẽ đúng với các bài toán cụ thể như tài chính kế toán. Nhưng với cả một hệ thông tin quản lý DN thì điều này sẽ không phản ánh đầy đủ và chính xác. Thông thường, cách thức xem demo hiệu quả nhất là đưa ra yêu cầu cụ thể cho một quy trình (ví dụ, từ mua sắm đến thanh toán), thậm chí cung cấp các số liệu giả định xác thực với DN để các đơn vị bán ERP có thể thiết lập chi tiết và trình diễn sản phẩm, qua đó chứng minh khả năng phù hợp của sản phẩm phần mềm ERP với DN.

Việc tham quan mô hình tương tự là một điều rất nên làm. Tuy nhiên, ở Việt Nam, số lượng các DN ứng dụng giải pháp ERP chưa thật nhiều. Bên cạnh đó là việc chia sẻ các kinh nghiệm cũng không phổ biến nên việc này có vẻ chưa thật sự hiệu quả. Hiện nay, một số DN đã lựa chọn hình thức thăm quan mô hình tương tự trên thế giới, thay cho việc trình diễn sản phẩm, vì nó phản ánh khá chính xác hình ảnh của DN trong tương lai

Lời kết

Việc đầu tư một hệ thống giải pháp ERP không phải là đơn giản, nhưng cũng không quá phức tạp. DN không nên chuẩn bị một cách bị động, hạn hẹp theo ngân sách định sẵn hay dựa quá nhiều vào các đơn vị tư vấn. Với việc chuẩn bị thật kỹ lưỡng quá trình xem xét giải pháp ban đầu, DN đã có tiền đề để ứng dụng giải pháp ERP thành công.

Mr Vương Quân Ngọc – Sales & Marketing Manager

Công ty Dịch vụ ERP-FPT