KPI là gì? Làm thế nào để thiết lập và quản lý KPI hiệu quả?

10/11/2019 |
|

Được áp dụng ở Mỹ từ những năm 1980, đến nay KPI chính là thước đo của nhiều nhà quản trị trên thế giới để đánh giá hiệu suất làm việc của từng bộ phận, nhân viên thông qua các số liệu cụ thể. Vậy KPI là gì? Nguyên tắc của KPI và hiệu quả ứng dụng với doanh nghiêp?

kpi là gì

KPI là thước đo của nhiều nhà quản trị trên thế giới để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự

>>>Đọc thêm: Chiến lược nâng cao hiệu quả tuyển dụng năm 2020 mà mọi Giám đốc nhân sự cần biết

KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của Key Perforamance Indicator được hiểu là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc thông qua các chỉ số, số liệu, nhằm đánh giá được hiệu quả công việc của một nhóm/ tổ chức/cá nhân.

Được áp dụng ở Mỹ từ những năm 1980, đến nay KPI chính là thước đo của nhiều nhà quản trị trên thế giới để đánh giá hiệu suất làm việc của từng bộ phận, nhân viên thông qua các số liệu cụ thể. Các chỉ số KPI được định lượng, đo lường chính xác bằng những con số góp phần nâng cao quy trình đánh giá kết quả công việc của nhân viên qua đó có những chính sách phù hợp. Ví dụ: Nếu một công ty đặt mục tiêu tăng doanh số, họ có thể đưa chỉ số KPI cho nhân viên theo theo số lượng đơn hàng thu về, giá trị hợp đồng/đơn hàng. Nếu một công ty muốn tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu. Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI.

Nguyên tắc đánh giá KPI:

kpi là gì

Nguyên tắc đánh giá KPI được tuân theo nguyên tắc SMART

Nguyên tắc đánh giá KPI được tuân theo nguyên tắc SMART:

– S – Specific: Mục tiêu cụ thể

– M – Measurable: Mục tiêu đo lường được

– A – Achiveable: Mục tiêu có thể đạt được

– R – Realistics: Mục tiêu thực tế

– T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Quy trình thiết lập hệ thống KPI trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt, vì sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm khung quy trình chung để các nhà quản lý có thể dựa theo đó mà phát triển thành hệ thống KPI phù hợp với đơn vị mình, dưới đây sẽ là các bước quy trình xây dựng KPI chung bạn nên tham khảo qua:

Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận… họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPI là gì?
Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận
Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

  • Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.
  • Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
  • Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.

Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả

Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.

Bước 6: Đo lường – tổng kết – điều chỉnh

Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.

Những lĩnh vực không áp dụng KPI: 

Đặc điểm công việc của các vị trí sáng tạo như: họa sỹ thiết kế, phát triển phần mềm, kiến trúc sư, chuyên gia phân tích dữ liệu,…là công việc, mục tiêu đổi mới liên tục, không lặp lại, thậm chí có những việc diễn ra đúng 1 lần hoặc trong thời gian ngắn, vì vậy không áp dụng được KPI. Trong những trường hợp này OKR là lựa chọn hoàn hảo, ngày càng nhiều công ty ứng dụng OKR trong quản lý, điều hành như: Intel, Google, LinkedIn, Deloitte,…. OKR là phương thức cải tiến của quản lý theo mục tiêu, nó là một thành phần của Quản trị hiệu suất liên tục, một biến thể cải tiến của quy trình Quản trị hiệu suất và áp dụng cho các các công ty ứng dụng Quản trị nhanh gọn.

>>>Đọc thêm: OKR là gì? Từ A-Z khái niệm về OKR

Thiết lập chỉ số KPI và quản lý KPI của nhân sự trên phần mềm 3S HRM:

Hiện nay KPI đã trở nên khá phổ biến với các doanh nghiệp Việt Nam, KPI như một la bàn giúp doanh nghiệp đi đúng hướng đạt đúng chiến lược đã đề ra. Đây là công cụ tuyệt vời để giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá kết quả của nhân viên, bộ phận và công ty, qua đó xác định được những nhân viên có thành tích tốt và trả lương hiệu quả theo kết quả công việc được giao. Mỗi bộ phận chức năng hoặc vị trí chức danh khác nhau sẽ có bộ chỉ số KPI khác nhau. Doanh nghiệp đo lường các chỉ số đó định kỳ theo tuần suất tuần, tháng hoặc quý… để có những định hướng và điều chỉnh phù hợp.

Tuy nhiên, trên thực tế khi triển khai KPI các doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn do việc đánh giá diễn ra thường xuyên, gây áp lực rất lớn cho phòng nhân sự và dễ dẫn đến nản trí hay bỏ cuộc. Các chỉ tiêu đưa ra không cụ thể, rõ ràng nên khi đánh giá vẫn còn nhiều cảm tính. Việc thu thập kết quả hay tra cứu kết quả thủ công vất vả, dễ bị sai lệch thông tin dẫn đến lợi ích của KPI không được nhìn thấy rõ ràng.

Phần mềm 3S HRM bao gồm tính năng giúp thiết lập và đánh giá KPI sẽ giúp cho các CEO thiết kế hệ thống chỉ tiêu, cập nhật số liệu cho các chỉ tiêu KPI theo phòng ban và KPI theo nhân viên theo nhiều tiêu chí, điểm số min, max,  ….đánh giá nhân viên theo tuần, tháng, năm…giúp cho việc đánh giá hiệu quả làm việc trở nên chính xác và minh bạch hơn, đồng thời nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp.

Chức năng quản lý KPI trên phần mềm 3S HRM bao gồm: 

1. Khai báo danh mục nấc thang đo lường cho từng công việc: Dùng để khai báo các loại nấc thang trong đánh giá KPI, gồm có các thang đo như: Tỷ lệ (%), số đếm (ngày, lần, cái, hồ sơ, file, khách hàng…), doanh thu (VND, USD…)….
2. Xây dựng các bậc đánh giá năng lực nhân viên: Màn hình định nghĩa thang đánh giá được sử dụng để khai báo thang điểm theo kết quả đạt được theo từng chỉ tiêu. Ngoài ra, được sử dụng để khai báo thang điểm, tên thang điểm theo tổng kết quả thực hiện.
3. Lập chỉ tiêu đánh giá KPIs: Dùng định nghĩa các chi tiêu đánh giá KPI
4. Đánh giá KPIs nhân viên: Dùng đánh giá KPIs của nhân viên sau khi khai báo đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá, bộ KPI đánh giá cho từng nhân viên. Hệ thống sẽ tự động load chỉ tiêu đánh giá của nhân viên. Người dùng tự điền các thông tin liên quan còn lại vào hệ thống.
5. Các báo cáo: Ngoài ra hệ thống còn có chức năng in các form mẫu đánh giá: Bảng đánh giá KPIs, bảng kết quả đánh giá, bảng tổng hợp đánh giá KPI….

Chức năng KPI trong 3S HRM được kết nối với các phân hệ khác trong phần mềm 3S ERP ( Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp) như: DMS, CRM, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng… để có thể tự động cập nhật số liệu đầu vào cho các chỉ tiêu KPI qua đó đánh giá nhân viên toàn diện cho mục tiêu tính lương, thưởng cho nhân sự. 

Hiệu quả của ứng dụng phần mềm 3S HRM trong đánh giá KPI của nhân viên: 

KPI là gì

Đánh giá thực hiện công việc theo KPI đem lại hiệu quả to lớn trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng nhóm, từng cá nhân:

Đối với nhân viên: Thông qua bản đánh giá kết quả thực hiện công việc, họ sẽ nắm bắt được mức độ hoàn thành công việc so các yêu cầu đặt ra từ đó có thể khắc phục những khiếm khuyết để cải thiện hiệu quả công việc tốt hơn.

Đối với quản lý: Quy trình đánh giá công việc sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó có chế độ lương thưởng phù hợp.

Với thiết kế chức năng thông minh, thân thiện, khả năng tùy biến cao, ứng dụng KPI trong phần mềm 3S HRM từ ITG được thiết kế qua sự hợp tác giữa các chuyên gia tư vấn quản lý hàng đầu với các chuyên gia phần mềm, sẽ mang đến một công cụ quản lý nhân sự tốt nhất cho mọi doanh nghiệp.

>>>Đọc thêm: Các tính năng trong phần mềm quản lý nhân sự 3S HRM 

Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn đọc hiểu được KPI là gì? và các quy trình ứng dụng KPI trong doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn sâu hơn về thiết lập KPI trong doanh nghiệp và công cụ hỗ trợ quản trị toàn diện doanh nghiệp, mời liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi:  0986.196.838

Tag: KPI là gì

NgọcTM

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu

tư vấn