Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

04/11/2019 |
|

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) khi triển khai nó sẽ mang lại lợi ích cho toàn tổ chức. Đối với chuỗi cung ứng nếu được áp dụng thông suốt hệ thống sẽ góp phần cải tiến chất lượng sản phẩm và mối quan hệ giữa nhà cung ứng, khách hàng, và người tiêu dùng cuối cùng.

Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Trước đây, người Mỹ đưa ra khái niệm về quản lý chất lượng tổng thể (TQM – Total Quality Management) một phương pháp quản lý chất lượng, không chỉ nhấn mạnh vào các số liệu thống kê mà còn ở các phương pháp tiếp cận nắm giữ toàn bộ tổ chức. Vào cuối thế kỷ 20, các doanh nghiệp độc lập đã bắt đầu đưa ra các tiêu chuẩn sản xuất cho việc tạo ra và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng. Chính trong khoảng thời gian này cụm từ “Quản lý Chất lượng Tổng thể” đã bắt đầu rơi vào quên lãng. Do có vô số hệ thống ưu việt khác có thể áp dụng, thuật ngữ “Hệ thống Quản lý Chất lượng” hoặc “QMS” được ưa dùng hơn. Vào đầu thế kỷ 21, QMS bắt đầu kết hợp với những ý tưởng về tính bền vững và tính minh bạch, vì các chủ đề này ngày càng trở nên quan trọng đối với sự hài lòng của người tiêu dùng.

hệ thống quản lý chất lượng là gì

Vậy hệ thống quản lý chất lượng là gì? Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Còn ISO 9001: 2015 chính là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm xây dựng chính sách chất lượng, hoạch định cơ cấu, trách nhiệm và quy trình chất lượng của tổ chức. Nó cũng bao gồm việc kiểm tra thực hiện các quy trình này và tập trung vào sự cải tiến liên tục hệ thống.Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay một nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ cho việc mô tả hệ  thống.Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

  • Cải tiến quy trình
  • Giảm lãng phí
  • Giảm chi phí
  • Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
  • Thu hút nhân viên
  • Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp

Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp.Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận bao gồm:

Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách hàng trung thành)

Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát, và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

Các yếu tố và yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

  • Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
  • Sổ tay chất lượng
  • Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
  • Quản lý dữ liệu
  • Quy trình nội bộ
  • Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
  • Cơ hội cải tiến
  • Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

Thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu. Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS. Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:

  • Thiết kế
  • Xây dựng
  • Triển khai
  • Điều khiển
  • Đo lường
  • Nghiệm thu
  • Cải tiến

>>> Đọc thêm: Quản lý kho thông minh bằng ứng dụng QR code

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu