Hệ thống ERP là gì? ERP có vai trò gì trong quản trị doanh nghiệp

27/07/2018 |
|

Bắt đầu cho quá trình chuyển đổi số bằng việc ứng dụng hệ thống ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một lựa chọn phù hợp giúp các doanh nghiệp tiến nhanh trong quá trình số hóa dữ liệu, tự động hóa các quy trình làm việc…Vậy hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP có ý nghĩa gì trong tiến trình phát triển của một doanh nghiệp? Chúng ta sẽ tìm được câu trả lời qua bài viết sau đây nhé:

Hệ thống ERP là gì?

Để hiểu về hệ thống ERP là gì chúng ta sẽ phân tích về ERP. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning được hiểu là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là một phần mềm khổng lồ cho phép quản lý tổng thể doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp tự kiểm soát được mọi hoạt động từ sản xuất đến kinh doanh. Hệ thống ERP có thể giúp lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

Hệ thống ERP là gì?

ERP tích hợp mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp trên một phần mềm

ERP được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng ngay cả tên đầy đủ của nó không làm sáng tỏ nhiều về hệ thống ERP là gì hay nó làm gì. Để làm được điều đó, bạn cần lùi lại một bước và suy nghĩ về tất cả các quy trình cần thiết để điều hành một doanh nghiệp, bao gồm: quản lý hàng tồn kho, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản trị nhân lực ( HRM) và hơn thế nữa. Và đặc điểm của hệ thống ERP là tính tích hợp các chức năng khác nhau này vào một hệ thống hoàn chỉnh để sắp xếp các quy trình và thông tin trên toàn bộ tổ chức.

Tính năng trung tâm của tất cả các hệ thống ERP là một cơ sở dữ liệu được chia sẻ đồng bộ trong doanh nghiệp hỗ trợ nhiều chức năng được sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp. Trong thực tế, điều này có nghĩa là các nhân viên trong các bộ phận khác nhau — ví dụ, kế toán và bán hàng — có thể dựa vào cùng một thông tin cho các nhu cầu cụ thể của họ.

Một trong những ưu điểm tuyệt vời của hệ thống ERP là tính tích hợp

ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa

Phần mềm ERP hỗ trợ tự động hóa các báo cáo. Thay vì yêu cầu nhân viên phải nhập dữ liệu tạo báo cáo trên excel một cách thủ công, giải pháp ERP tự động cho ra các báo cáo, phân tích dựa trên các dữ liệu được  khai báo trên hệ thống. Ví dụ, với các đơn đặt hàng tự động chảy vào hệ thống tài chính mà không có bất kỳ khóa thủ công nào, bộ phận quản lý đơn đặt hàng có thể xử lý đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn, và bộ phận tài chính có thể đóng sổ nhanh hơn.

Làm thế nào để kết nối thông tin của mọi phòng ban và chia sẻ thông tin nhanh chóng ? điều đó đơn giản khi ứng dụng hệ thống ERP. Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật thông tin lên hệ thống. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

ERP cải thiện bộ mặt của doanh nghiệp như thế nào?

  • Tăng cường trao đổi thông tin, liên kết giữa các phòng ban
  • Cung cấp cái nhìn tổn thể và quản lý trực tiếp ngay trong thời gian thực
  • Chuẩn hóa quy trình sản xuất, chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp
  • Hỗ trợ lên kế hoạch hiệu quả
  • Giảm thiểu thời gian làm báo cáo
  • Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa
  • Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp
  • Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp
  • Nâng cao năng suất, cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Quản lý doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị di động

Hướng tới một cuộc sống tốt đẹp hơn nhờ ứng dụng công nghệ mà cụ thể là ứng dụng ERP

Ứng dụng hệ thống ERP trong quản lý tại Việt Nam

Tại Việt Nam, các công ty liên doanh hoặc các doanh nghiệp FDI là những doanh nghiệp ưu tiên ứng dụng hệ thống ERP. Do hiểu được sự cần thiết và lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp, chính vì vậy hàng năm họ dành nhiều ngân sách cho phát triển hệ thống. Với đội ngũ các chuyên gia tại những doanh nghiệp này luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại công ty mình.Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện mời chuyên gia nước ngoài có kinh nghiệm lâu năm về chuyên môn, biết cách ứng dụng những quy trình tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó là các tập đoàn, các doanh nghiệp lớn trong nước có quy mô lớn, hệ thống phân phối rộng, cũng đã đã triển khai thành công hệ thống ERP từ nhiều năm nay. Các dự án được đầu tư một cách nghiêm túc đặc biệt là yếu tố nhân sự. Quá trình triển khai có thể kéo dài hàng tháng đến cả năm đòi hỏi sự phối hợp làm việc giữa cả doanh nghiệp và nhà cung cấp mới có thể tìm ra giải pháp hợp lý để chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp. Kết quả thu được sau triển khai ERP tại các tập đoàn, doanh nghiệp lớn có sự đầu tư công sức, thời gian đúng đắn, ERP đều phát huy được tác động đúng nghĩa của nó.

ITG là đơn vị rất thành công trong triển khai hệ thống ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam

Hy vọng với những chia sẻ ở trên bạn đã có những hiểu biết cơ bản về hệ thống ERP là gì. Khi bạn mua một phần mềm ERP bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý tưởng quản lý”, hai là “phần mềm quản lý” và ba là “Phương tiện kết nối”. Hệ thống ERP là công cụ giúp doanh nghiệp loại bỏ các sai sót, hỗ trợ lập các báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp kiểm soát tốt mọi hoạt động của từng bộ phận ngay tại thời gian thực về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, … đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực nguyên liệu, nhân công, máy móc, … đưa ra các  kế hoạch sản xuất,chiến lược kinh doanh phù hơp đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi của thị trường.

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu