Lợi ích của phần mềm 3S ERP với bộ phận mua hàng

Wednesday May 13th, 2020 |
|

   Theo nghiên cứu của trường Đại học Twente (Hà Lan) thì chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào chiếm tỷ trọng từ 55% đến 70% doanh thu trong doanh nghiệp sản xuất, và với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ là 40%. Với sự hỗ trợ của phần mềm 3S ERP trợ giúp bộ phận mua hàng thiết lập kế hoạch mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp chất lượng có mức giá tốt nhất từ đó tối ưu chi phí mua hàng, giảm lượng tồn kho và tăng lợi nhuận.

>>>Đọc thêm: Tự động nhập, xuất kho với 1 thao tác quét mã Barcode/ QR code

Những yêu cầu đối với bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp:

Nhân viên mua hàng là người chịu trách nhiệm hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Người làm việc ở vị trí nhân viên mua hàng cần có kiến thức sâu sắc về nghiên cứu thị trường cùng với kỹ năng phân tích vững vàng để xác định nhà cung cấp có lợi nhất. 

Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến:
(1) Lập kế hoạch mua,
(2) Xác định các tiêu chuẩn,
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp,
(4) Phân tích giá trị,
(5) Tài chính,
(6) Đàm phán giá cả,
(7) Mua hàng,
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp,
(9) Kiểm soát hàng tồn kho,
(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.

Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.

Chuyên viên mua hàng phải đảm bảo hoạt động mua hàng đủ cho sản xuất/bán hàng tuy nhiên vẫn tối ưu mức chi phí cho doanh nghiệp.

Bài toán mua hàng trong doanh nghiệp: 

Quá trình mua hàng của tất cả các doanh nghiệp bắt đầu từ việc lập kế hoạch mua. Đối với doanh nghiệp sản xuất kế hoạch đó thường phụ thuộc vào: kế hoạch bán hàng trong kỳ, lượng hàng tồn kho, khả năng dự trữ hàng, sản phẩm dở dang, định mức sản xuất, năng lực sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ… Sau khi được phê duyệt yêu cầu mua hàng, doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp, lên hợp đồng và theo dõi quá trình hàng về kho đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, thời gian. Khi hàng được nhập kho, thông tin và các giấy tờ được chuyển cho các bộ phận có liên quan thì quá trình mua hàng mới kết thúc. Do đó bài toán đặt ra là:

Lập kế hoạch mua hàng để tối ưu lượng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất/bán hàng: Việc mua hàng thường xảy ra các vấn đề như: Mua hàng không đúng thời điểm, mua hàng quá ít hoặc quá nhiều, đặt nhầm hàng, chất lượng không đảm bảo, giao thiếu hàng… Để giảm thiểu các rủi ro đó cần dòng thông tin và dữ liệu về quá trình mua hàng luôn rõ ràng, minh bạch thì việc lựa chọn những phần mềm quản trị quá trình mua hàng là một giải pháp các doanh nghiệp hiện đại ưu tiên. Vì tầm quan trọng của vấn đề mua hàng và liên đới của nó tới các bộ phận, nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp.

Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng: Để lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng bộ phận mua hàng cần tham chiếu các đơn hàng mua trước về giá cả, chất lượng, cost down nhà cung cấp, thời gian giao hàng….

Phần mềm 3S ERP hỗ trợ bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp như thế nào?

Module mua hàng là một trong những module lõi của phần mềm 3S ERP hỗ trợ tác nghiệp đến các bộ phận: Bộ phận Kế hoạch – Mua hàng, bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo. Đặc biệt với bộ phận mua hàng phần mềm là công cụ đắc lực trong việc:

  • Tự động lập kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án,…
  • Quản lý, Đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Hệ thống cho phép cập nhật, tự động so sánh và lựa chọn báo giá của nhà cung cấp.
  • Lập và in đơn hàng mua, phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ, phiếu chi trả nhà cung cấp, bù trừ công nợ, thanh toán tạm ứng.
  • Theo dõi, hạch toán tự động tính thuế GTGT, thuế tiêu thụ, thuế nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Phân bổ chi phí mua, vận chuyển, thuế nhập cho các mặt hàng, lô hàng (theo giá trị/số lượng).
  • Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng/hợp đồng. Tiến độ nhập hàng, tiến độ thanh toán công nợ từng hóa đơn, lô hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp. Theo dõi tiền trả trước, tuổi nợ của các hóa đơn và lô hàng mua.
  • Giám sát công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhiều tiêu thức khác nhau (hóa đơn, nhà cung cấp, hợp đồng, đơn hàng, nhân viên…)
  • Phân tích mua hàng theo nhiều tiêu thức (Nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng, đơn hàng…). Đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa,…So sánh báo giá nhà cung cấp: So sánh mức báo giá của các NCC khác nhau cho cùng 1 mặt hàng trong khoảng thời gian -> và chỉ ra đâu là giá thấp nhất.
  • Thiết lập các báo cáo chi tiết mua. Sổ nhật ký mua hàng. Báo cáo tổng hợp nhập mua. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào.
  • In báo cáo công nợ mua: Bảng đối chiếu công nợ, tổng hợp phát sinh công nợ mua, báo cáo công nợ phải trả theo hạn thanh toán (tuổi nợ), tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình.

Đối với lãnh đạo, phần mềm hỗ trợ:

  • Kiểm duyệt phiếu qua các trạng thái (Duyệt đơn hàng mua/không duyệt đơn hàng mua).
  • Hệ thống báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin: Theo dõi đơn hàng, Bảng kê / Báo cáo tổng hợp đơn hàng/hợp đồng, Báo cáo kế hoạch thời hạn giao hàng theo đơn hàng mua / hợp đồng mua…

Phân hệ Quản lý mua hàng liên kết dữ liệu với nhiều phân hệ khác trong phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 3S ERP như phân hệ: bán hàng, sản xuất, kho, Tài chính – Kế toán.

 

3S ERP hỗ trợ quản trị toàn diện hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm 3S ERP trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp: 

  • Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn:
    Phần mềm hỗ trợ thiết lập quy trình mua hàng chuẩn từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp, đơn hàng mua…
  • Tránh gián đoạn trong sản xuất, kinh doanh:
    Nhờ việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất.
  • Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng:
    Hệ thống hỗ trợ đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều chỉ tiêu như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC…
  • Tối ưu lượng tồn kho:
    Lập kế hoạch mua hàng tốt giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động.
  • Quản lý hiệu quả chất lượng NVL đầu vào:
    Hệ thống cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
  • Theo dõi hoạt động mua hàng Realtime:
    Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.

bộ phận mua hàng

Quản lý hiệu quả hoạt động mua hàng giúp doanh nghiệp cắt giảm tối đa chi phí tồn kho và tăng lợi nhuận

Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn hoặc yêu cầu một bản demo chi tiết về tính năng của module mua hàng hãy liên hệ với chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 0986.196.838.

>>>Đọc thêm: Tiết kiệm 70% thời gian lập kế hoạch sản xuất nhờ bí quyết này

VIDEO HIGHLIGHTS

RECRUITMENT

THE PRESS SAY ABOUT US

Register Email to receive articles

Typical customers