Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP thành công cho Doanh nghiệp

Wednesday December 18th, 2019 |
|

Hệ thống ERP chính là cánh tay phải đắc lực của chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên bên cạnh việc nhiều đơn vị thu được trái ngọt do ứng dụng thành công ERP thì cũng có nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP.

Với những kinh nghiệm triển khai ERP bỏ túi dưới đây được đúc rút ra từ chính quá trình triển khai hệ thống ERP hơn một thập niên tại hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi đúc rút ra những bí quyết để triển khai thành công một hệ thống ERP.  Hy vọng sẽ là một cẩm nang hữu ích cho doanh nghiệp của bạn khi bắt đầu với ERP.

  • Chọn đơn vị triển khai ERP uy tín

Chọn một đơn vị triển khai ERP uy tín giúp dự án ERP thành công tới 60%. Một bí quyết hàng đầu để lựa chọn đơn vị cung cấp ERP đó là nhìn vào năng lực chuyên môn và số dự án triển khai ERP thành công. Đây chính là tiêu chí trọng yếu nhất khi quyết định hợp tác với một công ty phần mềm. Bạn cần tìm hiểu kỹ năng lực chuyên môn cũng kinh nghiệm của đối tác đó thông qua những dự án ERP đã được triển khai trước đó. Thông thường một đối tác triển khai ERP chuyên nghiệp là đối tác có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong triển khai ERP. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tìm hiểu về những dự án ERP đơn vị cung cấp đã thực hiện cho các khách hàng trước đó, dự án dù lớn hay nhỏ, tỉ lệ thành công của dự án trước đó là bao nhiêu sẽ nói lên được năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên đó cũng như uy tín của doanh nghiệp.

  • Sự quyết tâm trong toàn doanh nghiệp và chuẩn bị tài chính, thời gian

Trước khi triển khai, bạn đừng quên rằng, bên cạnh bạn, những nhà cung ứng phần mềm cho bạn, thì nhân viên, trưởng các phòng ban chính là những người sau này sẽ thực sự sống chết cùng với hệ thống ERP. Vì vậy, một cuộc nói chuyện cởi mở chính là điều cần thiết để tập hợp được ý chí và sở nguyện chung của tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp, cùng đồng lòng nhất trí để có thể triển khai dự án thành công. Đồng thời cũng có thể xác định lại vai trò của từng cá nhân trong quá trình triển khai sau này.

Bên cạnh đó việc triển khai hệ thống ERP có thể sẽ tiêu tốn của bạn rất nhiều tiền bạc. Tuy nhiên, nó là một khoản nhất định phải chi để có thể đổi về doanh thu cao hơn và vị trí vững chắc hơn trên thị trường. Chính vì vậy, doanh nghiệp của bạn cần cân nhắc kỹ để có thể đưa đến kết luận và chuẩn bị sẵn sàng một nguồn tài chính để triển khai.

  • Chuẩn bị sẵn sàng nguồn lực triển khai

Thành lập Ban quản lý dự án (là quản lý các bộ phận, người am hiểu công nghệ thông tin, quy trình) để theo dõi, phối hợp, giải quyết nhanh chóng các vấn đề trong quá trình triển khai.

Hãy lựa chọn một người phụ trách dự án: Người quản lý dự án hoặc chủ dự án chịu mọi trách nhiệm cấp cao trong việc triển khai một hệ thống ERP.. Người quản lý dự án có trách nhiệm tổ chức quá trình thực hiện, phát triển các yêu cầu và mục tiêu cụ thể cho giải pháp, cũng như lập kế hoạch ngân sách dự án. Anh ta cũng nên duy trì quan điểm để giải quyết các vấn đề của nhân viên, chỉ đạo và thúc đẩy nhóm dự án, quản lý lịch trình, thời gian biểu… cho dự án.

  • Chú trọng khâu duyệt tài liệu mô tả URD

Tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Và khi phân tích lập trình bộ phận lập trình phần mềm sẽ dựa vào tài liệu URD để xây dựng nên hệ thống.

Kinh nghiệm được đúc rút từ anh Nguyễn Ngọc Khánh – Chuyên viên BA có 5 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP đang công tác tại Công ty CP Giải pháp ERP- ITG cho biết: “Trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. Chính vì vậy tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ hạn chế được tối đa việc sửa cấu trúc phần mềm. Quá trình khảo sát cần sự cẩn thận từ đội BA của đơn vị triển khai phần mềm, bên cạnh đó đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra  các đề xuất xây dựng hệ thống. Khi hai bên đã thống nhất tài liệu mô tả URD nên hạn chế những thay đổi về sau”.

Khâu duyệt tài liệu mô tả URD rất quan trọng trong quá trình triển khai ERP

  • Chú trọng khâu đào tạo End User

Là người trực tiếp tham gia vận hành hệ thống ERP, người dùng cuối phải là người nắm rõ hệ thống hơn cả, đặc biệt là các công việc trong phạm vi được phân quyền của mình. Đào tạo nhân viên giúp tăng khả năng của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, bởi vì khi nhân viên không được đào tạo, họ không thể làm quen với hệ thống. Bằng cách dành thời gian và sự chú ý đáng kể để đào tạo nhân viên và cung cấp cho họ các kỹ năng cần thiết để thực hiện quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cho phép nhân viên tận dụng tối đa các công cụ trong tay, thúc đẩy sự thành công của việc cải thiện hiệu suất và triển khai. Kiến thức là sức mạnh và nhân viên được trao quyền có nhiều khả năng xử lý thay đổi theo hướng tích cực và thích nghi với các thực tiễn tốt nhất và quy trình mới thay vì quay trở lại thói quen cũ trong một hệ thống mới. Để bắt đầu đào tạo người dùng cuối doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách tạo một kế hoạch đào tạo sau đó lên lịch đào tạo, có thể được thực hiện bởi nhóm BA của đơn vị cung cấp phần mềm hoặc Key User trong dự án của bạn. Đào tạo có thể được thực hiện với một nhóm nhỏ hoặc trên cơ sở một-một. Tất nhiên, tài liệu cũng sẽ được cung cấp để đảm bảo rằng nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào hướng dẫn sử dụng hệ thống hướng dẫn sử dụng hệ thống.

Và bây giờ, nếu bạn đã sẵn sàng cho việc triển khai hệ thống ERP, hãy hành động ngay lập tức, liên hệ với nhà cung cấp để thảo luận các vấn đề về quy trình triển khai, chi phí. Chắc chắn với những chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp của bạn sẽ sớm thu được thành công. ITG cam kết sẽ luôn là đơn vị đồng hành cùng khách hàng trong tư vấn giải pháp công nghệ và triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ: 0986.196.838

VIDEO HIGHLIGHTS

RECRUITMENT

THE PRESS SAY ABOUT US

Register Email to receive articles

Typical customers