Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? 7 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Mặc dù là trợ thủ đắc lực trong hoạt động quản trị và vận hành bộ máy sản xuất – kinh doanh, song chi phí triển khai ERP cũng là một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Vậy chi phí triển khai phần mềm ERP tổng thể hiện nay là bao nhiêu? Các yếu tố nào sẽ quyết định đến chi phí triển khai hệ thống ERP? Tất cả sẽ được giải đáp trong nội dung dưới đây!

1. 7 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP tùy chỉnh

Một gói ERP tiêu chuẩn thường sẽ bao gồm các phân hệ: Quản trị tài chính – kế toán, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị sản xuất, quản trị kho,… Do đó, quá trình triển khai phần mềm ERP thường phải tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. 

Không có công thức chung để định giá chính xác doanh nghiệp của bạn cần chi bao nhiêu cho giải pháp ERP bởi mỗi nhà cung cấp sẽ có cách định giá khác nhau. Tuy nhiên, chi phí triển khai phần mềm ERP thường sẽ phụ thuộc vào các yếu tố được chỉ ra sau đây:

7 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai phần mềm ERP

1.1. Số lượng người dùng

Số lượng người sử dụng (user) sẽ quyết định giá phần mềm ERP. Càng nhiều người dùng, chi phí triển khai hệ thống ERP mà doanh nghiệp phải trả càng cao. Chính vì vậy, trước khi xây dựng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, nhà lãnh đạo nên xác định cần bao nhiêu tài khoản trong hệ thống và thống kê rõ vai trò, vị trí của người sử dụng để dự toán được chi phí user phù hợp.

1.2. Chi phí tư vấn

Phí tư vấn là khoản phí doanh nghiệp phải trả để đối tác triển khai ERP tiến hành phân tích nghiệp vụ và lập tài liệu yêu cầu kỹ thuật (URD) chi tiết. Các chuyên gia tư vấn sẽ dành thời gian để làm việc trực tiếp với doanh nghiệp, thu thập thông tin về quy trình hoạt động hiện tại của tổ chức, phân tích dữ liệu và xây dựng các tài liệu kỹ thuật cần thiết cho quá trình triển khai. Công việc này cần nhiều thời gian và yêu cầu kiến thức chuyên môn cao nên sẽ phát sinh một khoản phí tương ứng.

Doanh nghiệp thường phải trả phí tư vấn cho đơn vị triển khai ERP

1.3. Phí License

License của phần mềm ERP có nghĩa là gì? Doanh nghiệp muốn sử dụng hệ thống ERP thì cần phải có bản quyền phần mềm của nhà cung cấp. Bản quyền phần mềm có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Chi phí mà doanh nghiệp phải trả để được cấp phép sử dụng phần mềm được gọi là phí License. Khoản phí này sẽ được tính trong chi phí triển khai phần mềm ERP.

1.4. Chi phí phát triển

Đây là phần chiếm tỷ trọng cao nhất trong chi phí triển khai ERP và lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền phần mềm. Sau khi khảo sát và trao đổi chi tiết, đơn vị cung cấp sẽ phát triển, tùy chỉnh các chức năng của phần mềm phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Công việc này sẽ bao gồm cấu hình, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, tích hợp với các phần mềm khác,…

Chi phí phát triển phần mềm chiếm phần lớn trong tổng chi phí triển khai ERP

Chi phí phát triển phần mềm thường được xác định dựa trên đơn giá nhân công, thời gian thực hiện và các phân hệ sẽ triển khai.

Đa số đơn vị triển khai phần mềm ERP nước ngoài chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của doanh nghiệp. Trong khi đó, nhà cung cấp phần mềm ERP Việt Nam thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp doanh nghiệp nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai giải pháp phần mềm ERP có thể từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

1.5. Đào tạo

Để đảm bảo sau khi ERP được cài đặt vào doanh nghiệp, tất cả các cán bộ nhân viên đều có thể sử dụng thành thạo hệ thống, đơn vị cung cấp thường sẽ tổ chức các buổi đào tạo (trực tiếp hoặc từ xa). Công tác đào tạo sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các chức năng của hệ thống và áp dụng thành thục vào quy trình làm việc.

Chi phí đào tạo thường được tính luôn trong giá bán phần mềm ERP

Thông thường, các nhà cung cấp sẽ tính cả chi phí đào tạo vào trong giá bán của phần mềm ERP. Các công việc chính liên quan đến hoạt động đào tạo sẽ bao gồm tạo ra các tài liệu phác thảo phần mềm và đào tạo trực tiếp để hướng dẫn sử dụng.

1.6. Chi phí bảo trì hệ thống ERP

Phí bảo trì cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Sau khi kết thúc thời gian bảo hành (thường là 6 – 12 tháng), doanh nghiệp nếu muốn được đơn vị triển khai ERP tiếp tục hỗ trợ khi có lỗi phát sinh thì cần trả thêm phí bảo trì hệ thống hàng năm. 

Đây không phải là chi phí bắt buộc nhưng doanh nghiệp nên đầu tư để được cung cấp dịch vụ kỹ thuật đầy đủ và hỗ trợ giải quyết lỗi nhanh chóng ngay khi phần mềm gặp vấn đề. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp phát triển, cần mở thêm các chi nhánh mới, hợp tác với các đối tác thương mại mới hoặc thuê ngoài một số công việc,… Hệ thống ERP buộc phải phát triển song hành cùng. Nếu không có sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật bên phía nhà cung cấp, việc phát triển và mở rộng phần mềm sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Chi phí bảo trì hệ thống thường chiếm khoảng 10 – 20% chi phí triển khai ERP

Thông thường, chi phí bảo trì ERP sẽ chiếm khoảng 10% – 20% khoản đầu tư vào một giải pháp ERP. Vì vậy, nếu lấy giá hệ thống ERP là khoảng $500.000 và mức phí bảo trì là 15% thì chi phí hỗ trợ bảo trì hàng năm của doanh nghiệp sẽ rơi vào khoảng $75.000.

Khoản phí này thường được chia làm hai phần là:

• Phần bảo trì cho sản phẩm: Chi phí này thường gắn vào giá bản quyền phần mềm và được quy định trước (Ví dụ: Với Oracle, 15% phí là của bản quyền phần mềm, bao gồm cả cơ sở dữ liệu)
• Phần bảo trì dịch vụ triển khai: Bao gồm phần sản phẩm đã được thiết lập theo các quy trình dành cho doanh nghiệp. 

Tùy chính sách của nhà cung cấp, loại phần mềm và mức độ nghiêm trọng của lỗi mà việc tu sửa có thể tính phí hoặc không. Một số phần mềm lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra trong chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí.

1.7. Chi phí nâng cấp hệ thống

Cũng như mọi phần mềm khác, hệ thống ERP cần được nâng cấp thường xuyên để tránh lỗi thời và đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô, thay đổi quy trình làm việc của doanh nghiệp.

Cũng như phí bảo trì, phí nâng cấp được tính trong giá phần mềm ERP

Việc nâng cấp thường được tách làm hai phần:

• Nâng cấp phần mềm: Thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản…
• Nâng cấp phát sinh trong triển khai: Thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới…

Doanh nghiệp nên xác định mức độ cần thiết của việc nâng cấp hệ thống ERP cũng như tính toán các chi phí sẽ phải trả trong qua quá trình nâng cấp. Ngoài ra, lãnh đạo cũng nên xem xét những nâng cấp đó có làm ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh không và có cần nâng cấp phần cứng hoặc phần mềm bổ sung để hệ thống chạy trơn tru hay không?

2. Chi phí triển khai ERP tổng thể theo quy mô doanh nghiệp

Các biểu phí dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp và các yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp mà chi phí triển khai ERP có thể cao hoặc thấp hơn.

Chi phí triển khai ERP tổng thể theo quy mô doanh nghiệp

2.1. Đối với doanh nghiệp quy mô vừa

Các doanh nghiệp tầm trung thường có nhu cầu về số lượng người dùng hạn chế (vào khoảng 10 đến 30 người dùng).

Tại các công ty vừa, nhân viên thường phải làm việc trên excel khiến cho dữ liệu bị phân mảnh và phải mất rất nhiều thời gian để thống kê. Để các phòng ban có thể hợp tác và chia sẻ dữ liệu cho nhau nhanh chóng trên một nền tảng, đồng thời giúp ban lãnh đạo xem báo cáo theo thời gian thực, công ty nên sử dụng phần mềm ERP và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Thông thường, tổng chi phí triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp quy mô vừa sẽ rơi vào khoảng từ 50.000 USD – 100.000 USD.

2.2. Đối với doanh nghiệp quy mô lớn

Các doanh nghiệp có quy mô lớn thường có yêu cầu số lượng user từ 30 đến vài trăm người dùng. Nhu cầu về ERP của những doanh nghiệp này thường là một hệ thống có thể tích hợp được toàn bộ quy trình nghiệp vụ cốt lõi của công ty trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo thông tin được thông suốt giữa các bộ phận và từng giai đoạn, đồng thời có khả năng phát triển và mở rộng hệ thống trong tương lai.

Thông thường, giá triển khai ERP của doanh nghiệp quy mô lớn sẽ khoảng từ 100.000 USD – 500.000 USD

2.3. Đối với quy mô tập đoàn, doanh nghiệp siêu lớn

Với các tập đoàn lớn có số lượng nhân sự hơn 1000 trở lên, yêu cầu số lượng user khoảng hơn 1000 người dùng thì chi phí triển khai phần mềm ERP bao gồm chi phí License và tính năng, phí tổng hợp yêu cầu, phí dịch vụ triển khai (thiết lập hệ thống, di chuyển dữ liệu, tích hợp, đào tạo, go-live), hỗ trợ hàng tháng (sau go-live) sẽ thường vào khoảng 500.000 USD đến 1.000.000 USD

3. Chi phí triển khai phần mềm ERP dựa theo gói cấp phép

Giá phần mềm ERP cũng sẽ phụ thuộc phần nhiều vào loại hệ thống mà doanh nghiệp triển khai. Hiện nay, giải pháp ERP trên thị trường được chia làm 2 loại chính là: ERP tại chỗ (On-premise) và ERP đám mây (Cloud). Mỗi loại đều có những đặc điểm riêng và cách tính phí khác nhau:

Chi phí triển khai phần mềm ERP dựa theo gói cấp phép

3.1. ERP tại chỗ

ERP tại chỗ là hệ thống được cài đặt cục bộ trên máy chủ của doanh nghiệp. Chi phí để triển khai On-premise ERP khá cao nên sẽ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn có năng lực công nghệ thông tin và hạ tầng phần cứng sẵn sàng hơn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khi lựa chọn triển khai ERP tại chỗ, doanh nghiệp sẽ phải trả phí để được cấp phép sử dụng phần mềm vĩnh viễn với số lượng người và quy mô triển khai nhất định.

Lưu ý khi triển khai On-premise ERP:

• Bản quyền sử dụng phần mềm là vĩnh viễn và không phát sinh thêm phụ phí khi sử dụng
• Chi phí bản quyền chưa bao gồm phần bảo trì, nâng cấp, triển khai,… 
• Việc triển khai ERP tại chỗ cần nhiều thời gian để lên kế hoạch thực hiện hơn so với các loại hình ERP khác

3.2. Đám mây ERP

ERP on-cloud là giải pháp phần mềm được triển khai trên nền tảng đám mây do nhà cung cấp quản lý và vận hành. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào việc cải tổ cơ sở hạ tầng, phần cứng hoặc phải trả phí bản quyền trả trước khổng lồ như khi triển khai On-premise ERP.

Hầu hết phần mềm Cloud ERP trên thị trường hiện nay được tính phí theo gói tháng hoặc năm. Giá thông thường đã bao gồm chi phí đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ. Vậy nên rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu triển khai ERP.

Lưu ý khi triển khai ERP đám mây:

• Chi phí ban đầu thấp hơn do không phải mở rộng hay nâng cấp phần cứng 
• Chi phí bản quyền ban đầu thấp
• Chi phí được tính dựa trên số lượng người dùng và gia hạn theo tháng/năm. Vì vậy khi số lượng người dùng tăng lên, chi phí cho hệ thống cũng sẽ gia tăng

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về 2 loại ERP này:

4. Chi phí triển khai ERP dựa theo ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp ở mỗi lĩnh vực sẽ có những yêu cầu về nghiệp vụ và quy trình quản lý khác nhau. Do đó, yêu cầu đối với hệ thống ERP cũng sẽ khác.

Chẳng hạn, hệ thống ERP trong sản xuất sẽ yêu cầu các chức năng đặc thù hỗ trợ quản trị sản xuất khác như: Hoạch định năng lực sản xuất, tính năng kế hoạch sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu… 

Trong khi đó, các doanh nghiệp dịch vụ lại tập trung vào các phân hệ liên quan đến quản lý khách hàng, dự án và tài chính. Sự đa dạng này dẫn đến khác biệt đáng kể về chi phí triển khai ERP cho từng ngành.

5. Doanh nghiệp nên chi trả chi phí triển khai ERP bao nhiêu là phù hợp?

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP. Dựa trên đơn vị phát triển phần mềm, ERP được chia thành 2 loại chính là: ERP ngoại và ERP nội.

ERP ngoại là giải pháp được cung cấp bởi các doanh nghiệp nước ngoài. Có thể kể đến các đơn vị nổi tiếng như: SAP, Oracle, Info,…Chi phí triển khai giải pháp ERP ngoại khá cao. Ví dụ như ứng dụng ERP với các module cơ bản: Chi phí trung bình từ sẽ rơi vào vài triệu USD. 

ERP nội là giải pháp được nghiên cứu và phát triển bởi các đơn vị cung cấp phần mềm Việt Nam. Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ có thể cân nhắc ứng dụng giải pháp ERP nội, bởi các giải pháp này thường được phát triển theo quy chuẩn nước ngoài và được tùy biến cho phù hợp với doanh nghiệp Việt nên có thể tiết kiệm được đáng kể các chi phí (thường chỉ bằng 1/10 so với chi phí của ngoại xấp xỉ 50.000 USD – 100.000 USD tùy thuộc vào các yêu cầu của đơn vị sử dụng).

Ngoài ra, dựa theo hình thức triển khai, phần mềm ERP cũng có 2 loại chính là ERP đóng gói (COTS ERP) và ERP kế theo yêu cầu (Customize ERP). Chi phí triển khai ERP theo yêu cầu sẽ cao hơn so với ERP đóng gói. Giá thông thường dao động từ 3.000 USD trở lên, tùy theo mô hình và quy mô sử dụng của doanh nghiệp.

Việc doanh nghiệp nên chi trả bao nhiêu cho hệ thống ERP còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Quy mô doanh nghiệp, ngân sách, yêu cầu về tùy chỉnh, khả năng công nghệ… Vì vậy, các nhà lãnh đạo cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ước tính chi phí triển khai ERP, hãy liên hệ đến các nhà cung cấp ERP uy tín trên thị trường để khảo sát giá và nhận tư vấn chi tiết về lộ trình triển khai phù hợp.

Một trong những công ty cung cấp phần mềm ERP nổi tiếng tại Việt Nam hiện nay phải kể đến ITG Technology. Hiện tại, ITG đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn thuộc top VNR500 và doanh nghiệp FDI Nhật Bản, Hàn Quốc trong hành trình xây dựng hệ thống ERP. Tiêu biểu có thể kể đến như: TDV, Rhythm Precision, Fukoku, Goldsun Packaging, HTMP, Traphaco CNC, Kimsen…

Phần mềm 3S ERP do ITG cung cấp được thiết kế riêng theo đặc thù doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm cung cấp 6 chức năng lõi (Tài chính – Kế toán, Quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị hàng tồn kho, quản trị sản xuất, trục kế hoạch sản xuất thông minh), 3 chức năng mở rộng (Quản trị nhân sự 3S HXM, quản trị quan hệ khách hàng 3S CRM, quản trị kênh phân phối 3S DMS) và module báo cáo thông minh 3S BIZHUB; giúp các công ty tháo gỡ “nút thắt” trong quản lý và vận hành doanh nghiệp tổng thể.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Giải pháp ERP là một khoản đầu tư lâu dài. Để một tổ chức lớn thấy được hiệu quả tác động của ERP thường phải mất khoảng 3 năm. Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn thì từ 8 tháng – 1,5 năm. Do đó, doanh nghiệp nên sớm đầu tư vào phần mềm này để có thể gặt hái những thành quả lớn trong tương lai. Những thành quả này có thể là giảm sức lao động (ví dụ tự động hóa các chức năng kinh doanh, giảm nhập dữ liệu thủ công,…), giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm của khách hàng,…

Trên đây là các gợi ý giúp bạn có thể xác định được các khoản chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? Bạn có thể được tư vấn về hệ thống ERP cho doanh nghiệp hoặc báo giá chi phí triển khai ERP bằng cách liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 092.6886.855 hoặc gửi yêu cầu cho chúng tôi.