10 điều cần biết về phần mềm ERP

10/03/2020 |
|

Mọi doanh nghiệp đều tìm cách đơn giản hóa và hợp lý hóa các quy trình của họ, giảm thiểu chi phí liên quan và tối đa hóa lợi nhuận thu được để họ có thể tồn tại trong thế giới cạnh tranh cao ngày nay. Việc ứng dụng công nghệ mà cụ thể là phần mềm ERP chính là giải pháp tối ưu.

Bài viết: “10 điều cần biết về phần mềm ERP” là một góc nhìn đa chiều về phần mềm ERP, rất hữu ích cho bạn khi đang tìm hiểu về phần mềm ERP cho doanh nghiệp.

ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP được viết tắt bởi Enterprise Resource Planning – được hiểu là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản thì phần mềm ERP là được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp hay tổ chức. 

Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sử dụng nguồn lực của mình một cách hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ chuẩn đã được thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP trợ giúp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp những thao tác nghiệp vụ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý đã được quy chuẩn khi thiết kế phần mềm.

>>>Đọc thêm: Tổng quan về hệ thống phần mềm ERP

2. Nguyên tắc hoạt động của ERP khác gì so với các phần mềm rời rạc?

Nhược điểm khi một doanh nghiệp làm việc với các phần mềm rời rạc là thiếu tính liên kết, các bộ phận khó thể chia sẻ dữ liệu. Người quản lý để nắm bắt tình hình doanh nghiệp luôn phải chờ các báo cáo gửi đến. Phần mềm ERP có tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập với kho dữ liệu vô tận, ERP sẽ kết nối dữ liệu với nhau. Với kho lưu trữ dữ liệu an toàn và tập trung, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và hoàn chỉnh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ có một báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của mình, từ đó giúp cho các phòng ban phân tích được chuyên sâu các vấn đề, nhằm nhanh chóng đưa ra giải pháp kịp thời.

phần mềm ERP-ITG

Phần mềm ERP có tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống

3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ: Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một phân hệ tương ứng. Mỗi phân hệ này, chỉ đảm trách một nghiệp vụ duy nhất. Như vậy hoạt động quản trị mới trở nên rõ ràng giữa các nhiệm vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp.

– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các phân hệ với nhau, cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

– Có khả năng phân tích quản trị: Phần mềm ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích chuyên sâu, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp tự động thiết lập các báo cáo chuyên sâu theo từng nhiệm vụ.

– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

>>>Đọc thêm: 8 lý do tại sao hệ thống ERP quan trọng trong năm 2020

4. Lợi ích không thể bỏ qua khi ứng dụng ERP

Khả năng tích hợp: Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm cho tất cả các thông tin quan trọng mà doanh nghiệp và các phòng ban cần để duy trì các hoạt động và hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ tại một phần mềm để giữ cho dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất. ERP cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.

Tăng cường sự phối kết hợp phòng ban: Thật khó khăn trong liên kết dữ liệu nếu mỗi bộ phận hoạt động tách biệt với bộ phận khác. Hợp tác giữa các phòng ban là một phần quan trọng và thường xuyên cần thiết của doanh nghiệp, đặc biệt là vì các dự án kinh doanh thường liên quan đến nhiều hơn một bộ phận. Với dữ liệu được nhập vào hệ thống ERP được tập trung và nhất quán, giúp các bộ phận làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin và hợp tác bất cứ khi nào cần thiết. 

Dịch vụ khách hàng được cải thiện: Việc cung cấp dịch vụ khách hàng được nâng cao chất lượng khi sử dụng hệ thống ERP. Nhân viên bán hàng tương tác với khách hàng tốt hơn và cải thiện mối quan hệ với họ, thông qua việc truy cập nhanh và chính xác hơn dựa trên thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng.

Ứng dụng trên di động: Một lợi thế của các hệ thống ERP là có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu tập trung từ bất cứ nơi nào bạn làm việc bằng các thiết bị thông minh có kết nối internet. Ngoài ra người quản lý cũng dễ dàng duyệt các lệnh sản xuất hay báo cáo.

Cung cấp báo cáo tức thời và chính xác: giải pháp ERP cung cấp cho người quản trị hàng loạt các báo cáo: Báo cáo quản trị mua hàng, Báo cáo quản trị kho, Báo cáo quản trị chuỗi bán lẻ, Báo cáo quản trị tài chính – kế toán… giúp người quản trị nắm bắt đa chiều mọi hoạt động doanh nghiệp để đưa ra các quyết định cho từng giai đoạn.

Dự báo: Hệ thống ERP cung cấp cho người dùng của bạn và đặc biệt là người quản lý, các công cụ họ cần để tạo dự báo chính xác hơn. Vì thông tin trong ERP càng chính xác càng tốt, doanh nghiệp có thể đưa ra ước tính thực tế và dự báo hiệu quả hơn.

5. Triển khai một dự án phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ mất bao lâu?

Không thể xác định được thời gian chính xác để triển khai xong một phần mềm quản lý ERP bởi còn phụ thuộc vào rất nhiều nhân tố. Trong đó, những nhân tố chính quyết định đến thời gian triển khai thành công là dựa vào quy mô của doanh nghiệp, đặc thù hoạt động kinh doanh, số lượng nhân sự, số lượng module triển khai…

Chính bởi vậy, thời gian triển khai phần mềm quản lý ERP thường kéo dài khoảng vài tháng tới một năm. Doanh nghiệp không nên nóng vội đẩy nhanh thời gian hoàn thành, bởi sự kỹ lưỡng điều chỉnh trong từng công đoạn sẽ đảm bảo một phần mềm ERP hoàn thiện nhất.

6. Tại sao chi phí triển khai ERP lại cao?

Phần mềm ERP tích hợp tối ưu các công cụ nhằm quản trị toàn diện nguồn lực trong doanh nghiệp, cho nên công việc triển khai ERP khó hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ. Đồng nghĩa vấn đề mà nhà cung cấp phải giải quyết cũng sẽ nhiều khó khăn hơn. Bởi một phần mềm ERP tốt vừa phục vụ cho tác nghiệp chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể của tất cả các phòng, ban và nhân viên trong doanh nghiệp. Điều đó đẩy chi phí của công ty phần mềm lên rất cao để có thể hoàn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp.

Chưa kể để hoàn thiện một ERP hoàn chỉnh sẽ có rất nhiều chi phí từ việc mua bản quyền tới việc tư vấn và chỉnh sửa, sau này sẽ có những khoản phí dành cho việc bảo trì hàng năm hay nâng cấp. Một chi phí không thể thiếu đó là chi phí đào tạo nhân viên sử dụng. Do đó giá cả chi phí cho một phần mềm ERP sẽ cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ, thế nhưng giá trị nó mang lại là vô cùng to lớn.

phần mềm erp

Chi phí triển khai ERP là vấn đề doanh nghiệp cần tính toán kĩ

>>>Đọc thêm: Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

7.Tỷ lệ thành công của dự án ảnh hưởng bởi yếu tố nào?

Doanh nghiệp thường lầm tưởng, chỉ cần triển khai các giải pháp ERP là nhất định sẽ thành công, vì cho rằng dù sao đây cũng chỉ là một phần mềm về công nghệ. Thế nhưng để triển khai một phần mềm ERP thành công có rất nhiều vấn đề cần giải quyết. 

Một số yếu tố ảnh hưởng tới việc triển khai thành công ERP có thể kể tới như:

  • Lựa chọn đối tác triển khai chất lượng
  • Sự hợp tác và phối hợp cũng như chuẩn bị sẵn những kinh nghiệm của cả hai phía doanh nghiệp và nhà cung cấp.
  • Lập kế hoạch dự án cụ thể, chi tiết
  • Thiết lập đội dự án chất lượng
  • Tập trung vào những lợi ích đã được xác định
  • Đảm bảo việc đào tạo đầy đủ

8. Thời gian triển khai ERP trong bao lâu?

Đây là điểm mà doanh nghiệp thường bỏ qua và không để ý. Thế nhưng thời gian triển khai là vô cùng quan trọng. Bởi khi triển khai một phần mềm ERP sẽ cần từ 6 tháng tới vài năm, lúc này một số hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị thay đổi. Thời gian triển khai ERP phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp và các yêu cầu triển khai.

>>>Đọc thêm: Những vấn đề của doanh nghiệp sau go-live dự án ERP 

9. Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống ERP?

  •  Khi doanh nghiệp bạn gặp khó khăn với kho dữ liệu: Một doanh nghiệp có nhiều phòng ban và phải quản lý rất nhiều mảng khác nhau, khiến thông tin không có sự thống nhất, trao đổi, tương tác giữa các phòng chức năng trong doanh nghiệp cũng như việc đồng bộ dữ liệu trong toàn bộ công ty. 
  •  Khó truy cập dữ liệu, thông tin không được cập nhật kịp thời: Dữ liệu được quản lý chặt chẽ và rõ ràng là nền tảng cho các phòng ban trong một doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả. Nếu chỉ sử dụng các phương pháp truyền thống hay rời rạc ở các phần mềm, thì với một khối lượng lớn thông tin sẽ gây khó khăn cho các quyết định của doanh nghiệp và việc nắm bắt kịp thời cũng như phân loại của nhân viên. Điều này gây lãng phí thời gian, tổn hại đến năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp.
  • Chưa phân tích được báo cáo tổng thể, hiệu quả kinh doanh tối ưu: Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Phân tích được hiệu quả kinh doanh một cách triệt để là nắm rõ được doanh nghiệp đang ở đâu và đang có gì. Thế nhưng, chỉ những trục trặc dữ liệu nhỏ trong doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hướng tới báo cáo tổng thể. Từ đó khiến cho việc tổng hợp trở nên khó khăn hơn.

10. Bí quyết lựa chọn nhà cung cấp ERP hiệu quả nhất

  • Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Cho nên hãy cân nhắc kỹ để tìm ra một nhà triển khai thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, nhằm đáp ứng tốt những nhu cầu và mong muốn được đề ra của doanh nghiệp bạn. Nên nhớ, không có nhà cung cấp giỏi nhất, chỉ có người hiểu rõ doanh nghiệp bạn nhất mà thôi.

  • Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Mức độ và cam kết hỗ trợ là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP. Các chính sách hỗ trợ cần được đảm bảo trong và sau quá trình thực hiện dự án, bởi sẽ rất khó khăn nếu đến khi vận hành chính thức lại xảy ra các sai sót. Vì thế nếu nhà cung cấp chỉ đưa cho doanh nghiệp bạn một bản hệ thống ERP mà không có những hỗ trợ sau này thì đây cũng không phải một lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn.

  • Chi phí và rủi ro

Khi triển khai một phần mềm ERP, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn. 

Lựa chọn một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp sẽ giúp phía bạn nắm rõ những lợi ích và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đàm phán kĩ càng về thời gian thực hiện, triển khai, yêu cầu nhà cung cấp cam kết về thời hạn một cách chắc chắn, có mục tiêu rõ ràng. Đó là cách thức làm việc chuyên nghiệp và cũng cho thấy một tinh thần trách nhiệm cao của nhà cung cấp.

Bạn đang cần sự hỗ trợ của chuyên gia ERP? Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn hoàn toàn miễn phí: 0986.196.838

>>>Đọc thêm: Các nhà cung cấp ERP tại Việt Nam: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Video nổi bật

Tin tuyển dụng

Báo chí nói về chúng tôi

Đăng ký Email để nhận bài viết

Khách hàng tiêu biểu