TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG KHI SỬ DỤNG 3S ERP

TĂNG NĂNG SUẤT LAO ĐỘNG KHI SỬ DỤNG 3S ERP

By In ERP On


Tăng năng xuất lao động

Giải pháp phần mềm ERP được coi là nghệ thuật quản trị doanh nghiệp hiện đại, công cụ quản lý đích thực của các nhà lãnh đạo. Còn đối với nhân viên – những người trực tiếp hoạt động trong hệ thống, thì giải pháp ERP chính là công cụ để họ hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao trong công việc. Vậy, thực tế, từng nhân viên của các phòng ban đã sử dụng phần mềm ERP như thế nào? Cùng xem ví dụ thực tế dưới đây trước khi chúng ta bắt đầu phân tích về lợi ích của phần mềm ERP với người dùng cuối (End user):
Trước khi có phần mềm  ERP, những user dưới đây cũng có làm việc với phần mềm, với máy tính nhưng dữ liệu của họ là những dữ liệu rời rạc.
Nhân viên bán hàng
– Là một người chịu áp lực lớn về doanh số, chịu áp lực lớn về các số liệu sau bán hàng, khả năng trả hàng, tồn hàng từ kho của khách hàng lớn … nhưng tất cả lại thủ công?
– Nhận một cuộc gọi đặt hàng từ khách hàng, nhưng chẳng dám xác nhận ngay lập tức, vì đâu có số liệu? chà, hàng trong kho còn bao nhiêu, trong năm ngày nữa, hàng đang trên đường về là bao nhiêu?, hàng sẽ sản xuất được bao nhiêu? … và việc anh ta cần làm là xin lỗi khách hàng, vui lòng chờ em xác nhận.
=> Mong mỏi của một saleman là: số liệu mua hàng, số liệu sản xuất và số liệu tồn kho phải gom về một mối để anh ta dễ dàng chào hàng, ra quyết định bán hàng … chỉ có thể là giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP
Kế toán
Các bạn có ai đã từng phát hành nhầm một giấy báo nợ chưa? đã thanh toán nhầm công nợ cho nhà cung cấp A thay vì B chưa?
– Với tôi, user của tôi đã từng có, vào một ngày đẹp trời, user Hoa cầm bản yêu cầu thanh toán từ phòng mua hàng gởi qua và quyết định thực hiện một ủy nhiệm chi thanh toán cho khách hàng A với số tài khoản 00403434234501 nhưng và rồi điều gì đã xảy ra? tài khoản 00403434334501 đã được nhập vào phần mềm kế toán. Lại là vì ngày đẹp trời, nên giám sát của user Hoa đã bỏ qua, và tất nhiên, mãi hai ngày sau mới phát hiện ra được khi nhà cung cấp B gọi điện hối thúc phòng mua hàng. Những gì kế tiếp chắc các bạn cũng có thể tưởng tượng ra được, còn không thì hẹn lần offline tiếp.
=> User thật sự mong mỏi một hế thống có ràng buộc chặc chẽ, có sự liên thông qua lại giữa module Purchase và Payable, chỉ cho thanh toán khi có số dư, … chỉ có thể là ERP
Nhân viên kho
Trước một cuộc họp quan trọng, nhân viên phòng PP luôn phải gọi điện hoặc xuống kho xác nhận với quản lý kho về lượng tồn, các khu vực trống trong kho ….. nếu có ERP mọi thứ chỉ là một cú double click.
Và tất nhiên, còn nhiều thứ nữa …
Điều đó rõ ràng đã cho thấy rằng, user rất rất mong ERP để giảm tải cho mình, để tăng sự yên tâm trong công việc, để giảm áp lực lo lắng về các rủi ro có thể xảy ra do các công cụ lao động kém hữu ích mang lại …
Từ câu chuyện trên chúng ta đã có những hình dung ban đầu về lợi ích của ERP với người dùng cuối, tiếp theo là phân tích chuyên sâu đối với từng phòng ban.
1. Phòng kinh doanh
Mục tiêu : Tăng doanh số
Đúng vậy, mục tiêu cuối cùng của kinh doanh chính là đem lại doanh số cho công ty, ít nhất là bằng chỉ tiêu đặt ra. Vì vậy, làm sao tăng doanh số càng nhanh, càng nhiều càng tốt là điều trăn trở đối với nhân viên kinh doanh.
Giải pháp phần mềm ERP đã giúp họ:
– Quản lý hồ sơ khách hàng theo tiến trình 1 cách bài bản: quản lý cơ sở khách hàng, phân loại khách hàng xem họ là khách hàng đầu mối, khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng hay khách hàng truyền thống để từ đó đề ra được kế hoạch chăm sóc phù hợp giúp nắm bắt được nhiều khách hàng tiềm năng, gia tăng cơ hội bán hàng
– Lập được chu kì chăm sóc khách hàng: Việc chăm sóc khách hàng được quản lý chặt chẽ theo chu kỳ do người dùng tự thiết lập giúp nhân viên kinh doanh quản lý được khách hàng tiềm năng của mình thường xuyên, giảm thiểu tối đa tình trạng mất khách do không chăm sóc qua lại trong thời gian dài, khiến người dùng lãng quên sự có mặt của sản phẩm của bạn và chọn sản phẩm của đối thủ.
– Quy trình bán hàng: tích hợp với các phòng ban, giảm thời gian hoạt động, tăng độ chính xác trong quá trình bán hàng; từ đó thêm được điểm cộng và tăng uy tín với khách hàng do đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của nhiều khách hàng trong thời gian ngắn.
– Tổng hợp dữ liệu báo cáo nhanh dành thời gian làm các công việc quan trọng hơn.
– Quản lý tình hình thực hiện kế hoạch doanh số: việc phân tích được tình hình thực hiện doanh số giúp nhân viên kinh doanh có thể chủ động đưa ra các giải pháp thích hợp, kịp thời đối với từng tình hình thực hiện doanh số. Nếu chưa đủ doanh số, thì xúc tiến nhanh các hợp đồng sắp kí hoặc gia tăng tìm kiếm khách hàng.
2. Phòng mua hàng
Mục tiêu: mua hàng tối ưu
Đối với phòng mua hàng, việc đảm bảo làm sao cho nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa đáp ứng kịp thời và chính xác với yêu cầu từ mỗi phòng ban khác là việc tối quan trọng, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào, thúc đẩy hoạt động các phòng ban khác tốt hơn.
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Dễ dàng lập kế hoạch mua hàng nhanh: bởi hệ thống nghiệp vụ xuyên xuất từ kho, bán hàng nên phòng mua hàng dựa vào lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho để chủ động tính toán lên kế hoạch mua hàng giúp tối ưu.
– Đặt hàng tập trung: dễ dàng tập hợp các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban để lên kế hoạch đặt hàng tập trung, tránh thiếu sót phân phối nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban có nhu cầu hàng hóa, làm giảm hiệu quả hoạt động chung.
– Theo dõi được chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm và đưa ra lựa chọn tốt hơn đối với nhà cung cấp: Với những sản phẩm lỗi hỏng, cần đổi trả hay gây bất tiện cho khách hàng đều lưu lại được vào hệ thống, giúp phòng mua hàng có thể tổng hợp lỗi nhà cung cấp để đưa ra những quyết định mua hàng chính xác hơn, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào, hỗ trợ quy trình sản xuất nhanh chóng.
– Theo dõi công nợ chặt chẽ: hỗ trợ thanh toán công nợ kịp thời và chính xác gia tăng uy tín với nhà cung cấp, tạo thiện chí kinh doanh lâu dài, giảm thiểu những chi phí bỏ ra trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp tốt.
3. Phòng kho vận
Mục tiêu: Quản lý kho hiệu quả, giảm thiểu tối đa tình trạng tồn hàng quá nhiều hay thiếu hàng cho bán hàng, sản xuất
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Hỗ trợ phòng kho vận tổ chức kho hiệu quả: thực hiện việc khai báo và tổ chức hệ thống kho theo nhiêu cấp độ khác nhau từ tổng kho xuống đến các vị trí quầy, kệ trong các kho.
– Quản lý vật tư hàng hóa chặt chẽ bằng các tiêu chí dùng để định nghĩa vật tư. Trong hàng trăm, hàng nghìn sản phẩm vẫn phân biệt được hàng hóa nhờ hệ thống mã tạo tự động trong hệ thống, mỗi mã chưa đầy đủ thông tin vật tư. Đồng thời, quản lý được lỗi hỏng từng sản phẩm, giảm các chi phí kiểm định hàng hóa.
– Chủ động lập kế hoạch đảm bảo các vấn đề kho bãi cho hoạt động nhập hàng cho công ty đáp ứng kịp thời yêu cầu kinh doanh và yêu cầu sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm giúp sản xuất hiệu quả.
– Chủ động phân bổ nhân sự hợp lý thực hiện hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho tránh tình trạng tình trạng thừa, thiếu nhân sự ảnh hưởng kết quả hoạt động.
4. Phòng sản xuất
Mục tiêu: Tối ưu hóa nhân công, tối ưu hóa máy móc, tối ưu hóa nguyên vật liệu
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Lập kế hoạch sản xuất giúp cân đối được các kế hoạch sản xuất trong cùng thời điểm, đồng thời, giúp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu để tính toán nhu cầu cung ứng cho việc sản xuất. Từ đó, đưa ra yêu cầu sát với nhu cầu thực tế nhất giúp phòng mua hàng xét duyệt nhanh chóng yêu cầu, thúc đẩy tiến độ mua hàng phục vụ sản xuất;
– Hỗ trợ lập các định mức nguyên vật liệu và công thức sản xuất đảm bảo chất lượng của từng sản phẩm với đơn hàng lớn. Việc lập định mức chặt chẽ giúp giảm số lượng phế phẩm, giảm chi phí và thời gian sản xuất.
– Điều hành toàn bộ quá trình sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng, an toàn, tiết kiệm, năng suất, chất lượng, hiệu quả bằng việc tự động hóa lập lệnh sản xuất, quản lý thông tin các công đoạn sản xuất, theo dõi tiến độ hoàn thành lượng hàng kế hoạch trong thời gian yêu cầu.
5. Phòng kỹ thuật
Mục tiêu: Quản lý máy móc tốt, giảm thiểu hỏng hóc tối đa ảnh hưởng đến lượng chính phẩm cũng như tiến độ sản xuất.
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Lập lịch trình sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị theo các tính chất và thời gian khác nhau giúp theo dõi, kiểm soát, thực hiện các kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị đã đặt ra nhằm hạn chế tối đa việc hư hỏng máy móc; đồng thời, theo dõi và xử lý sự cố đối với những vật tư, thiết bị có lịch sử lỗi hỏng. Từ đó, lập kế hoạch mua sắm, dữ trữ vật tư, thiết bị một cách tối ưu hỗ trợ phòng mua hàng, giảm thiểu sự cố máy móc trong thời gian sản xuất dự án gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung.
– Kiểm kê tiện dụng nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ với các thiết bị kiểm kê chuyên dụng, đảm bảo quá trình kiểm kê thực hiện 1 cách chính xác và nhanh chóng.
6. Phòng hành chính, nhân sự
Mục tiêu: Quản lý nhân sự hiệu quả, phát huy tối đa năng lực của từng các nhân, xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp.
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Tự động hóa các thao tác về quản lý, giảm sát nhân sự, dễ dàng cập nhật những thông tin thay đổi trang hồ sơ nhân sự, giảm bớt sức lao động và độ phức tạp cho các nhà quản lý nhân sự. Hệ thống hỗ trợ các công cụ giám sát: Hệ thống chấm công, lập các báo cáo tình trạng đi sớm về muộn, nghỉ làm có phép/không phép hỗ trợ đánh giá hiệu quả ý thức lao động.
– Dễ dàng lọc thông tin nhân sự, lập các kế hoạch đào tạo, nâng cao năng lực của các nhân viên thông qua hệ thống đánh giá tự động trong hệ thống.
– Hỗ trợ xây dựng, áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, thực hiện việc tính lương hợp lý, đề bạt khen thưởng/kỷ luật.
7. Phòng kế toán
Mục tiêu: Tổ chức hệ thống quản lý tài chính toàn Công ty chặt chẽ và chính xác.
Giải pháp phần mềm ERP giúp họ:
– Thừa kế dữ liệu phát sinh từ tất cả các phòng ban khác từ đó lập phiếu thu, chi , tổng hợp công nợ, giảm thiểu tối đa thời gian nhập liệu; đồng thời bảo đảm kết quả chính xác do các số liệu được tập hợp theo thời gian thực.
– Dễ dàng tìm kiếm được sai sót nhờ hệ thống lưu trữ lịch sử nhập liệu.
– Đáp ứng các nhu cầu tài chính tức thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như thu mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị sản xuất, trả công lao động và các chi phí cho hoạt động hỗ trợ khác, đảm bảo tính minh bạch nhất quán do có sự giám sát của các nhân tố chủ chốt, được phân quyền trong hệ thống; do đó cũng đảm bảo bí mật kinh doanh; thúc đẩy tiến độ hoạt động của các phòng ban do quá trình xét duyệt tích hợp trong hệ thống, xét duyệt nhanh do có đủ các báo cáo, tổng hợp cần thiết hỗ trợ ra quyết định.
– Lập các báo cáo phân tích tài chính nhanh chóng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động trong 1 thời kỳ nhất định, giúp điều chỉnh chiến lược cho đúng với hướng đi của công ty trong từng điều kiện cụ thể.

Nguồn: itgvietnam.com


Related Posts

DMCA.com Protection Status