Các phân hệ, chức năng

I. Phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán

Phân hệ quản lý tài chính kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính.

Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng, … . Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.

Mô hình tích hợp dữ liệu từ các phân hệ khác về sồ cái tài khoản

Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

I.1. Quản lý kế hoạch tài chính

– Lập và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận

  • Kế hoạch doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận
  • Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận

– Lập kế hoạch dòng tiền

  • Lập kế hoạch dòng tiền hàng tháng, quý, năm trong hoạt động của Công ty (có tính đến việc cân đối nguồn trả nợ vay).
  • Các báo cáo: Bảng kế hoạch dòng tiền tháng ,quý, năm, Kế hoạch chi tiết các khoản công nợ phải thu, kế hoạch chi tiết các khoản công nợ phải trả.

– Quản lý ngân sách

  • Lập dự toán theo dòng ngân sách hàng năm, theo dõi ngân sách theo từng phòng ban
  • Cho phép theo dõi chi phí theo dòng ngân sách và cánh báo khi chi phí thực tế lớn hơn ngân sách đã được duyệt.
  • Lên báo cáo ngân sách theo tiêu chí tổng hợp hoặc chi tiết theo dòng ngân sách.
  • Lên báo cáo so sánh giữa ngân sách và thực tế

– Quản trị chi phí

  • Cho phép lập và quản trị theo các dòng chi phí của các đơn bị và tổng công ty.
  • Lên báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết chi phí theo từng đơn vị hoặc toàn công ty theo từng kỳ.
  • Lên báo cáo dòng chi phí theo dạng ma trận. cho phép người sử dụng báo cáo có cái nhìn đa chiều về các khoản phí trong từng đơn vị hay toàn công ty.

I.2. Kế toán tổng hợp (GL – General Ledger)

  • Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết: Vốn bằng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, tồn kho, …
  • Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản phải trả công nhân viên, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
  • Các bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh tự động, tùy chọn theo phương thức quản lý, hạch toán.
  • Tổng hợp dữ liệu từ tất cả các phân hệ kế toán khác để lên các báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo chế độ.

I.3. Kế toán vốn bằng tiền

  • Quản lý đa tiền tệ: Mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán. Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp nhập trước xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh hoặc tỷ giá giao dịch. Khi thanh toán chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ và tạo bút toán chênh lệch tỷ giá. Cuối kỳ chương trình có chức năng tính lại tỷ giá ghi sổ của từng tài khoản, từng khách hàng/nhà cung cấp và tự động tạo lại các bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.
  • Những chức năng cơ bản như phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ ngân hàng. Theo dõi tạm ứng, theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, quản lý hạn thanh toán,…. Là những chức năng cơ bản của 3S Finance.
  • Ngoài ra, trong 3S Finance cho phép theo dõi các hợp đồng vay vốn ngân hàng, vay các cá nhân, cho vay, … đều được quản trị một cách chặt chẽ. Không những thế nó còn cho phép tính lãi vay theo từng hợp đồng. Đồng thời với nó là các báo cáo liên quan.
  • Hơn thế nữa, với phân hệ Quản lý dòng tiền trong giải pháp 3S ERP cho phép đơn vị không những quản lý tốt dòng tiền hiện tại mà còn đáp ứng dự đoán những dòng tiền trong tương lai với Chức Năng Lập Kế Hoạch Dòng tiền.
  • Lập chứng từ bao gồm phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ và in chứng từ từ chương trình theo mẫu của người sử dụng, cho phép thực hiện xét duyệt các nghiệp vụ trước lúc tiến hành chi trả, …
  • Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng theo VNĐ, USD, EUR, …
  • Sổ chi tiết thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo khách hàng, hóa đơn, hợp đồng và khoản mục phí.
  • Báo cáo tổng hợp tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi, tồn quỹ theo theo ngày, từ ngày đến ngày.
  • Báo cáo: Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ cái tài khoản, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, Bảng cân đối thu chi tiền mặt, tiền gửi theo ngày, …

I.4. Kế toán công nợ phải thu

3S Finance là một giải pháp mang tính quản trị, chính vì vậy ngoài những báo cáo chuẩn mực liên quan đến các khoản Công nợ thì giải pháp còn cung cấp cho khách hàng nhiều các báo cáo mang tính quản trị cao. Trong đó những báo cáo liên quan đến dòng tiền rất được chú trọng, đặc biệt trong bối cảnh tình hình tài chính có sự vận động rất nhanh và đòi hỏi tính quản trị chặt chẽ.

  • Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ các phân hệ nghiệp vụ kinh doanh.
  • Quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng, sản phẩm, công trình, theo cán bộ kinh doanh quản lý.
  • Quản lý công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối tượng, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời gian nợ.
  • Bút toán bù trừ công nợ
  • Tổng hợp phát sinh của từng khách hàng theo tài khoản

I.5. Kế toán công nợ phải trả

  • Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ các Phân hệ nghiệp vụ.
  • Quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng.
  • Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán của từng đối tượng, từng hóa đơn mua hàng, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời gian nợ.
  • Bút toán bù trừ công nợ
  • Tổng hợp phát sinh của từng nhà cung cấp theo tài khoản.

I.6. Phân hệ Quản lý, kế toán tài sản cố định – Công cụ dụng cụ

I.6.1. Quy trình quản lý tài sản cố định

  • Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình
    thành.
  • Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng.
  • Dễ dàng quản lý tài sản theo nhóm, bộ phận, mục đích sử dụng, …
  • Tùy chọn dễ dàng phương thức tính khấu hao, cách lấy giá trị tính khấu hao, …
  • Cho phép điều chỉnh giá trị khấu hao từng thời kỳ cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất.
  • Cuối tháng tự động phân bổ chi phí khấu hao tài sản cho từng bộ phận văn phòng, phân xưởng, công trình, sản phẩm.
  • Bảng tính khấu hao theo nguồn vốn và theo nhiều tiêu thức lựa chọn.
  • Bảng phân bổ khấu hao theo bộ phận, theo nguồn vốn, Bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản.
  • Tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản theo bộ phận, theo nguồn vốn, theo phương thức tăng giảm

I.6.2. Quản lý công cụ dụng cụ:

  • Theo dõi các thông tin về CCDC: giá trị, giá trị đã phân bổ, giá trị còn lại, cơ cấu nguồn vốn hình thành, bộ phận sử dụng, người sử dụng, …
  • Theo dõi các thay đổi về CCDC: điều chỉnh tăng, giảm giá trị; điều chuyển bộ phận sử dụng, giảm CCDC, CCDC bị hỏng.
  • Cho phép khai báo để tự động phân bổ CCDC và hạch toán vào các khoản chi phí; tự động kết nối với các phân hệ liên quan.
  • Các báo cáo về CCDC: Danh mục CCDC, báo cáo phân bổ CCDC.

I.7. Kế toán chi phí giá thành

  • Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức, hệ số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp.
  • Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình, … theo từng giai đoạn.
    Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở để đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
  • Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức.
  • Báo cáo: Thẻ giá thành, Bảng tổng hợp giá thành, Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, Bảng chi phí tiền lương, BHXH, KPCĐ cho sản phẩm, Các báo cáo chi phí theo tiểu khoản, Báo cáo giá thành công trình xây lắp, Báo cáo KQSXKD cho công trình xây lắp, …

I.8. Kế toán thuế

  • Tính và theo dõi các khoản thuế và nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chương trình tự động kê khai thuế đầu vào, đầu ra ngay khi lập chứng từ tại các phân hệ kế toán, đồng thời có chức năng kê khai bổ sung và điều chỉnh thuế đầu vào, đầu ra.
  • Công ty ITG Việt Nam sẽ cập nhật miễn phí mọi thay đổi về chính sách, mẫu biểu báo cáo thuế cho khách hàng sử dụng phần mềm 3S Finance.
  • 3S Finance cho phép kết nối với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, cho phép cuối kỳ chỉ cần một vài động tác click chuột để in ra hệ thống báo cáo thuế để nộp cho cơ quan thuế.

Các báo cáo:

+ Bảng kê hóa đơn GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào
+ Bảng kê hóa đơn GTGT của hàng hóa dịch vụ bán ra
+ Tờ khai thuế GTGT
+ Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn
+ Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước.

I.9. Báo cáo tài chính

3S Finance cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo là ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh là tùy ý. Có các báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ nhưng so sánh giữa các năm.

Chương trình tự động tổng hợp số liệu và lên đầy đủ các báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo quyết toán năm theo các chế độ kế toán hiện hành và được cập nhật mẫu biểu báo cáo mới nhất khi có sự thay đổi.

Các báo cáo:

+ Bảng cân đối số phát sinh
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính

II. Quản lý mua hàng

Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.

Báo cáo: Bảng kê hàng nhập mua, Sổ nhật ký mua hàng, Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp, theo hợp đồng, theo nhóm hàng, Báo cáo mua hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu, Tổng hợp hàng nhập mua, …

III. Quản lý bán hàng

Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính. Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại.

Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác nhau.

Báo cáo: Báo cáo phân tích tình hình bán hàng đa dạng và có thể tùy chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo hóa đơn, theo mặt hàng, theo khách hàng, nhóm khách hàng, so sánh giữa các thời kỳ, theo hợp đồng, thương vụ, theo nhân viên hoặc bộ phận bán hàng, theo các mức giá bán, … giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt và chủ động về tình hình bán hàng của đơn vị.

IV. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa vật tư cả về số lượng và giá trị đồng thời nhận số liệu từ phân hệ quản lý mua hàng và quản lý bán hàng từ đó đưa ra thông tin chính xác để kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho, mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tồn theo từng phiếu nhập.

3S Finance cho phép quản lý hàng hóa vật tư theo cấu trúc vật tư, theo nhiều đơn vị tính và qui đổi về đơn vị tính chuẩn như: Tấn – kg, Thùng – hộp, m3 – lít, …

3S Finance cho phép tính giá vật tư theo nhiều phương pháp: Bình quân tháng, Bình quân di động, Nhập trước xuất trước, Giá đích danh.

Báo cáo: Báo cáo hàng nhập, Báo cáo hàng xuất, Báo cáo tổng hợp Nhập Xuất Tồn, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn theo kho, Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập, …

V. Phân hệ Quản lý nhân sự tính lương

Quản lý nhân sự

  • Tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự, giảm sự phức tạp cho những nhà quản lý nhân sự.
  • Tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại tạo một nền tảng vững chắc cho hoạt động của Công ty.
  • Hỗ trợ các công cụ giám sát và đánh giá nhân sự hiệu quả
  • Cung cấp đầy đủ các báo cáo nhân sự – tính lương theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như các loại báo cáo tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự

  • Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin chung, thông tin cá nhân, thông tin gia đình, trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn, quá trình tham gia bảo hiểm, … của cán bộ công nhân viên trong công ty.
  • Với kiểu lọc linh động: Hệ thống cho phép người sử dụng lọc theo bất cứ tiêu thức nào mà người sử dụng muốn lọc. Đồng thời cho phép kết hợp lọc theo nhiều trường thông tin nhân sự kết hợp.

Quản lý chấm công: Chương trình cho phép chấm công theo ngày hoặc theo tháng, với phương pháp chấm công thủ công hoặc lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công.

  • Cho phép khai báo linh động các loại công, kiểu công.
  • Cập nhật chấm công linh động, dễ dàng như một bảng Excel.

Phân hệ tính lương:

  • Cung cấp các chức năng trợ giúp người sử dụng trong việc tính lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên. Đồng thời, nó cung cấp báo cáo sẵn sàng cho hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng.
  • Với việc thiết kế mở, hệ thống tính lương dễ dàng tuỳ biến trong việc áp dụng, đáp ứng các nhu cầu đặc thù khác nhau của các doanh nghiệp.

VI. Quản trị hệ thống

Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệ thống, quản lý và bảo trì số liệu, khai báo và quản lý người sử dụng. Cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu.

Tính năng bảo mật cho phép khai báo và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng, danh mục, chức từ, từng thao tác trên chứng từ cho từng người sử dụng.

Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu tự động tìm kiếm và sửa lỗi dữ liệu giúp cho người dùng khắc phục được những sai sót trong quá trình thao tác.

Cho phép kết xuất dữ liệu vào/ra, truyền/nhận và tổng hợp số liệu từ các chi nhánh, đơn vị thành viên với số liệu tại Trụ sở chính để lên báo cáo tổng hợp cho toàn Công ty.

Tự động sao lưu dữ liệu theo lịch, kết xuất dữ liệu ra Excel, Word, file DBF và nhiều tiện ích khác.