Quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.

Vai trò của quản lý mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng là một hoạt động quan trọng nhằm mục đích cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp. Từ việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Đây là mô hình quy trình cơ bản của một doanh nghiệp khi mua hàng.

 

 

Quy trình mua hàng trong một doanh nghệp diễn ra như sau:


+ Lập đề nghị mua hàng

Các bộ phận khi có nhu cầu sử dụng các nguyên liệu để phục vụ sản xuất kinh doanh, lập đề nghị mua hàng gửi Phòng mua hàng. Hoặc bộ phận kế hoạch dựa vào đơn đặt hàng để lập kế hoạch sản xuất đối chiếu với kho còn thiếu nguyên vật liệu gì để yêu cầu mua hàng. Từ đề nghị mua hàng, phòng mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm lựa chọn Nhà cung cấp đề nghị NCC báo giá, và lựa chọn nhà cung cấp để đề xuất Ban lãnh đạo duyệt.

+ Đặt mua hàng

Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt NCC, Phòng mua hàng tiến hành lập Hợp đồng mua và gửi đến NCC để xác định việc mua hàng. Trình Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn hàng/ Hợp đồng mua.

+ Nhận hàng và kiểm tra

-Phòng mua hàng  chuyển Hợp đồng mua hàng cho Thủ kho và Kế toán

-Phòng mua hàng liên hệ với nhà cung cấp để xác định thời điểm nhập hàng, thông báo cho Thủ kho, các bộ phận có liên quan để chuẩn bị nhập hàng.

-Khi hàng hóa được nhập về Kho công ty, thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho. Nếu hàng hóa đúng yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Nếu không đúng yêu cầu, thủ kho thông báo với Nhà cung cấp để thực hiện thay thế/ sửa chữa.

+Thanh toán, lưu trữ hồ sơ

-Phòng Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận với Nhà cung cấp và lưu trữ hồ sơ kế toán theo qui định.

+Theo dõi, đánh giá lại Nhà cung cấp:

-Trong quá trình mua, tiếp nhận, nhập hàng, Phòng mua hàng theo dõi tình hình cung cấp và mức độ đáp ứng các yêu cầu của Nhà cung cấp để làm cơ sở xem xét, đánh giá lại (khi có nhu cầu mua tiếp theo – hàng năm hoặc đột xuất khi có nhu cầu).

-Kết quả xem xét đánh giá lại, được cập nhật vào Danh sách Nhà cung cấp.

Quy trình mua hàng trong giải pháp phần mềm 3S ERP 

 

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:

  • Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
  • Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
  • Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
  • Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
  • Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
  • Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.